E-Rechnung im Hotel: ZUGFeRD und XRechnung im Tagesgeschäft

Die E-Rechnung ist in der Hotellerie noch immer ein Thema, das gern nach hinten geschoben wird. Der Grund ist verständlich: Im Tagesgeschäft merkt man von ihr nichts. Der Privatgast bekommt seine Rechnung wie immer, und wenn ein Firmenkunde ein anderes Format verlangt, hilft die Buchhaltung mit einem Umweg aus.

Nur wird dieser Umweg gerade zur Hauptstraße. Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 ohne Übergangsfrist, und für die Ausstellung läuft ein Stufenplan, dessen erste scharfe Stufe zum 1. Januar 2027 greift. Wer heute ein PMS auswählt oder ein bestehendes Angebot verlängert, entscheidet damit auch, ob E-Rechnung ein Modul mit Aufpreis, ein Nebenprozess in Excel oder einfach eine Formatauswahl beim Check-out ist.

Dieser Beitrag ordnet den Rechtsstand, erklärt die Formate und zeigt, welche Hotelrechnungen überhaupt betroffen sind. Rechtsberatung ist er nicht — die Einordnung Ihres Hauses gehört in die Hand Ihrer Steuerberatung.

Was die E-Rechnungspflicht für Hotels bedeutet

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Als E-Rechnung gilt seither nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF im Mail-Anhang erfüllt das nicht mehr; es ist eine „sonstige Rechnung“.

Betroffen sind Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern, soweit sie nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Für ein Hotel heißt das konkret:

• Der Privatgast ist nicht betroffen. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht. Das ist in vielen Häusern die Mehrheit der Belege.
• Der Firmenkunde ist betroffen. Übernachtungen, die eine inländische Firma bezahlt, Tagungspauschalen, Rechnungen an Veranstalter und Agenturen: inländisches B2B.
• Ausländische Gäste und Firmen sind nicht betroffen. Die Pflicht setzt voraus, dass beide Seiten im Inland ansässig sind.

Der Zeitplan besteht aus drei Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — für diese Stufe gibt es keine Übergangsfrist. Für das Ausstellen gelten die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG: In den Jahren 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen weiter sonstige Rechnungen ausstellen, wobei ein PDF die Zustimmung des Empfängers braucht und Papier nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle übrigen ebenfalls.

Für die Hotellerie ist die Umsatzgrenze von 800.000 Euro eine Trennlinie, die quer durch die Betriebsgrößen läuft. Ein Haus mit 40 Zimmern und Restaurant liegt regelmäßig darüber, eine Pension mit acht Zimmern darunter. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht auf den Logisumsatz.

Die 250-Euro-Grenze, die viele Hotelrechnungen betrifft

Es gibt Ausnahmen, und eine davon ist in der Hotellerie ungewöhnlich relevant: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag nach § 33 UStDV sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ebenfalls ausgenommen sind Fahrausweise, und Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Rechnen Sie das einmal an Ihrem eigenen Bestand durch. Eine einzelne Geschäftsübernachtung mit Frühstück liegt in vielen Häusern unter 250 Euro brutto und ist damit eine Kleinbetragsrechnung. Drei Nächte, eine Tagung oder eine Gruppenrechnung liegen darüber.

Daraus folgt aber nicht, dass man das Thema aussitzen kann, und zwar aus zwei Gründen. Erstens ist die Ausnahme eine Erleichterung, kein Verbot: Sie dürfen auch für Kleinbeträge eine E-Rechnung ausstellen, und viele Firmenkunden bevorzugen genau das, weil ihre Rechnungseingangsverarbeitung dann durchläuft. Zweitens entscheidet nicht das Hotel, welche Rechnung über der Grenze liegt, sondern der Gast mit seiner Aufenthaltsdauer. Ein Prozess, der nur für Beträge unter 250 Euro funktioniert, ist kein Prozess.

ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format wann

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das BMF nennt in seinem Anwendungsschreiben zwei nationale Formate ausdrücklich: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen sind, weil sie die Norm nicht erfüllen. Auf europäischer Ebene werden beispielhaft Factur-X und Peppol BIS Billing genannt.

Der praktische Unterschied ist die Lesbarkeit:

• XRechnung ist reines XML. Für Menschen ohne Zusatzprogramm unlesbar. Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern ist es das etablierte Format — relevant, sobald Behörden, Hochschulen oder kommunale Betriebe bei Ihnen tagen.
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Der Gast sieht eine gewohnte Rechnung, die Buchhaltung des Firmenkunden liest die XML-Daten. Für die Hotellerie ist das in den meisten Fällen die passende Wahl, weil dieselbe Datei am Empfang gedruckt und maschinell verarbeitet werden kann.

Bei Hybridformaten gilt eine Regel, die man kennen sollte: Der strukturierte Teil ist führend. Weichen XML-Datensatz und PDF-Bildteil voneinander ab, ist für den Vorsteuerabzug das XML maßgebend. Ein System, das den Bildteil nachträglich ändern lässt, ohne die Daten mitzuziehen, erzeugt damit ein echtes Risiko beim Empfänger.

Abbildung 1

Der Weg einer Hotelrechnung

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   Check-out

   Der Aufenthalt ist abgeschlossen, das Gastkonto wird geschlossen: Logis, Frühstück, Minibar, Spa.

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   Rechnung entsteht

   Positionen werden nach Steuersatz getrennt — Übernachtung und Speisen fallen in unterschiedliche Sätze.

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   Der Empfänger bestimmt das Format

   Dieselbe Leistung, drei Ausgabewege. Wer das im PMS nicht abbilden kann, pflegt einen zweiten Prozess daneben.

   PrivatgastPDF oder PapierRechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst.

   FirmenkundeZUGFeRD 2.xHybrid: sichtbares PDF mit eingebettetem XML — lesbar für den Gast, maschinenlesbar für die Buchhaltung.

   Öffentlicher AuftraggeberXRechnungReines XML nach dem Standard der öffentlichen Verwaltung. Hestia PMS erzeugt dieses Format nicht — für Aufträge der öffentlichen Hand brauchen Sie einen zusätzlichen Weg.
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   Versand und Archivierung

   Zustellung per E-Mail oder Portal. Der strukturierte Teil muss unverändert aufbewahrt werden — ein Ausdruck genügt dafür nicht.

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   Übergabe an die Buchhaltung

   DATEV-Export nach SKR03 oder SKR04, mit den Steuersätzen und Konten aus Schritt 2 — ohne zweite Erfassung.

Aufbewahrung: der Ausdruck genügt nicht

Der Teil, der im Alltag am häufigsten übersehen wird, ist die Archivierung. Nach § 14b Abs. 1 UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Für E-Rechnungen kommt hinzu: Der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form vorliegen, unveränderbar sein und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleiben.

Praktisch bedeutet das drei Dinge. Ein Ausdruck der Rechnung erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung archiviert, muss die Datei mit eingebettetem XML aufbewahren, nicht nur das Bild. Und die begleitende E-Mail ist grundsätzlich nicht zusätzlich aufzubewahren, solange sie reines Transportmittel war — enthält sie eigene geschäftliche Aussagen, sieht es anders aus.

Für Hotels mit einem Cloud-PMS ist dieser Punkt eher entlastend: Die Rechnung entsteht im System und lässt sich von dort jederzeit wieder ausgeben. Fragen Sie beim Anbieter aber nach, ob die versandte Datei selbst archiviert wird oder bei jedem Abruf neu erzeugt wird — im zweiten Fall brauchen Sie zusätzlich ein E-Mail-Archiv oder ein Dokumentenmanagement, in dem der verschickte Beleg unverändert liegt. Kritisch wird es, wenn die E-Rechnung in einem separaten Tool erzeugt wird und die einzige Kopie im gesendeten Ordner eines Postfachs liegt.

Was Sie einen Anbieter fragen sollten

Vier Fragen genügen meistens, um zu klären, ob E-Rechnung im System angekommen ist oder nur auf der Roadmap steht:

1. Welche Formate erzeugt das System — und in welchem ZUGFeRD-Profil? „ZUGFeRD“ allein ist keine Antwort, weil MINIMUM und BASIC-WL die Anforderungen nicht erfüllen.
2. Kostet E-Rechnung extra? Sie ist keine Zusatzfunktion für Großbetriebe, sondern ab 2027 beziehungsweise 2028 gesetzliche Pflicht.
3. Woran erkennt das System, welches Format ein Empfänger braucht? Wenn das eine Entscheidung am Empfang ist, wird sie in der Hochsaison falsch getroffen.
4. Wie kommt der strukturierte Datensatz in die Buchhaltung? Ein Export, der nur Summen liefert, hilft beim Vorsteuerabzug des Firmenkunden nicht.

Absehbar bleibt es nicht bei der Ausstellungspflicht: Die zweite Stufe der Reform sieht ein umsatzsteuerliches Meldesystem auf Basis von E-Rechnungen vor, dessen Einführung derzeit für Anfang der 2030er-Jahre erwartet wird. Details dazu sind offen, weshalb man darauf keine Kaufentscheidung stützen sollte. Die Richtung ist aber klar: Strukturierte Rechnungsdaten werden vom Sonderfall zum Normalfall.

Fazit

Die E-Rechnung ist für Hotels kein IT-Projekt, sondern eine Prozessfrage: Am Check-out muss entschieden werden, wer die Rechnung bekommt und in welcher Form sie erzeugt wird. Wer das im PMS abbilden kann, hat einen Weg. Wer es nicht kann, hat zwei — und den zweiten pflegt jemand von Hand.

Bei Hestia PMS ist die E-Rechnung Teil des Rechnungsmodells und nicht buchbares Zubehör. Jede Rechnung entsteht als ZUGFeRD-Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-Datensatz, ausgezeichnet nach urn:cen.eu:en16931:2017 — also dem EN-16931-Profil und nicht MINIMUM oder BASIC-WL, an denen die oben genannte erste Frage scheitert. Die Rechnungsdaten bleiben unveränderbar gespeichert — löschen ist technisch unterbunden, Änderungen werden protokolliert — und der strukturierte Datensatz wird bei jedem Abruf daraus erzeugt; die Aufbewahrung der versandten Datei selbst liegt weiterhin bei Ihrem E-Mail-Archiv oder Dokumentenmanagement. Die Steuersätze und Konten, die bei der Rechnungsstellung entstehen, laufen ohne zweite Erfassung in das Buchungsjournal auf Ihrem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04); der DATEV-Export dieses Journals ist in Vorbereitung. Ein separater XRechnung-Download für rein öffentliche Auftraggeber steht derzeit nicht bereit. Enthalten ist das im Preis, wie alle Module; was diese Rechnung sonst noch ausmacht, steht in Was Hotelsoftware wirklich kostet.