TSE, DSFinV-K und die Kassennachschau: Was im Hotel wirklich gebraucht wird

Die Frage kommt in Hotels meist in dieser Form: „Brauchen wir eine Kasse?“ Und die Antwort, die dann folgt, ist fast immer eine Empfehlung, ein zweites System zu kaufen — eine Kassenlösung neben dem PMS, mit eigener Anmeldung, eigenen Artikeln und eigenem Tagesabschluss.

Rechtlich ist die Frage anders gestellt. Eine Registrierkassenpflicht existiert in Deutschland nicht. Was existiert, sind Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme: Wer eines einsetzt, um Kasseneinnahmen zu erfassen, muss es nach § 146a AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen, Belege ausgeben, das System dem Finanzamt melden und die Daten im vorgeschriebenen Format exportieren können.

Dieser Beitrag sortiert, welche Pflichten aus welchem Vorgang entstehen, was DSFinV-K und Kassennachschau praktisch bedeuten und warum die Trennung von PMS und Kasse gerade an der Stelle wehtut, an der es auf Nachvollziehbarkeit ankommt. Eine steuerliche Beratung ersetzt er nicht.

Wann ein Hotel-PMS unter die Kassenpflichten fällt

Der Anknüpfungspunkt des § 146a AO ist nicht die Bezeichnung eines Produkts, sondern seine Funktion. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV benennt als elektronische Aufzeichnungssysteme „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“. Satz 2 nimmt einige Systeme ausdrücklich aus, darunter elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten sowie Geldautomaten.

Für ein PMS gibt es in dieser Liste keinen eigenen Eintrag, und genau daraus entsteht die Unsicherheit. Die Finanzverwaltung stellt in ihren Merkblättern auf die Funktion ab und zählt neben Kassensystemen auch Abrechnungssysteme, App-Systeme, Waagen mit Kassenfunktion und Warenwirtschaftssysteme zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen. Übertragen auf die Hotellerie ergibt sich daraus eine praktikable Leitlinie: Sobald in Ihrem PMS Bareinnahmen erfasst werden — an der Rezeption, an der Bar, im Spa —, arbeitet der entsprechende Teil des Systems als Kasse und wird auch so behandelt.

Zwei Konsequenzen daraus werden oft verwechselt:

Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der TSE. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen — und zwar auch dann, wenn das System nach der KassenSichV keine TSE braucht. Die Erleichterung für den „Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen“ greift nur bei einer offenen Ladenkasse.

Bar und unbar sind zwei verschiedene Dinge. Zu jedem Geschäftsvorfall ist die Zahlungsart festzuhalten. Ins Kassenbuch gehören nur Barumsätze; EC- und Kreditkartenumsätze sind gesondert abzubilden. Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung wird nach der Praxis der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die unbaren Umsätze gekennzeichnet und unmittelbar danach auf ein eigenes Konto umgetragen werden und die Kasse kassensturzfähig bleibt.

Abbildung 1

Braucht dieser Vorgang eine TSE?

1. Frage 1

   Erfassen Sie Ihre Kassenvorgänge überhaupt in einem elektronischen Aufzeichnungssystem — Kassensoftware, Kassenmodul im PMS, Kassen-App?

   Nein

   Offene Ladenkasse: keine TSE.

   Eine Registrierkassenpflicht besteht in Deutschland nicht. Ohne elektronisches System greifen § 146a AO und die TSE-Pflicht nicht — dafür gelten Einzelaufzeichnung, täglicher Kassenbericht und Kassensturzfähigkeit.

   Ja

   § 146a AO ist anwendbar.

   Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen.

   System vorhanden — weiter zum einzelnen Vorgang
2. Frage 2

   Wird der Vorgang über dieses System kassiert — Bargeld oder Karte an der Rezeption, an der Bar, im Spa?

   Ja, bar

   TSE-Absicherung und Belegausgabe.

   Der Vorgang wird von der TSE protokolliert; der Beleg trägt die TSE-Angaben. Die Belegausgabepflicht gilt unabhängig davon, ob der Gast den Beleg mitnimmt.

   Ja, unbar am Terminal

   Im System erfassen, Zahlart getrennt ausweisen.

   Zu jedem Geschäftsvorfall ist die Zahlungsart festzuhalten. Ins Kassenbuch gehören nur Barumsätze; EC- und Kreditkartenumsätze sind gesondert abzubilden. Wird der Vorgang im selben System kassiert, läuft er in der Praxis über dieselbe TSE.

   Kein Kassiervorgang am Point of Sale — weiter
3. Frage 3

   Handelt es sich um eine Rechnung, die der Gast oder die Firma später per Überweisung zahlt?

   Ja

   Kein Kassenvorgang.

   Rechnung und Zahlungseingang laufen über die Buchhaltung, nicht über die Kasse. Es bleiben die allgemeinen Pflichten: unveränderbares Journal, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit nach GoBD.

   Nein, Anzahlung oder Gutschein

   Am Erfassungsort entscheiden.

   Maßgeblich ist, ob der Vorgang im elektronischen Aufzeichnungssystem kassiert wird. Bei Zweifeln — etwa bei Gutscheinen und Anzahlungen — gehört die Einordnung in die Verfahrensdokumentation und ins Gespräch mit der Steuerberatung.

Was TSE, Belegausgabe und Meldepflicht konkret verlangen

Drei Pflichten hängen zusammen, werden aber in Angeboten gern einzeln verkauft.

Die technische Sicherheitseinrichtung. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Jeder aufzeichnungspflichtige Vorgang wird protokolliert, sodass sich nachträgliche Änderungen erkennen lassen. Ob die TSE als Hardware im Belegdrucker steckt oder als Cloud-TSE über einen zertifizierten Dienst läuft, ist eine Umsetzungsfrage — für ein Cloud-PMS mit mehreren Arbeitsplätzen ist die Cloud-Variante die naheliegende, weil sie nicht an ein einzelnes Gerät gebunden ist.

Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall ausgestellt und zur Verfügung gestellt werden. Er kann auf Papier oder — mit Zustimmung des Gastes — elektronisch bereitgestellt werden. Auf dem Beleg stehen unter anderem die Seriennummer des Systems oder der TSE, der Signaturzähler und ein Prüfwert. Ein QR-Code ist dafür eine zulässige und in der Praxis komfortable Darstellungsform: Die Prüfangaben bleiben auf dem Bon, ohne dass er zur Datenkolonne wird. Die Pflicht besteht übrigens auch dann, wenn der Gast den Beleg gar nicht mitnehmen will.

Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Diese ist neu scharf geworden und geht in Häusern regelmäßig unter, weil sie nicht die Software betrifft, sondern den Betrieb. Seit dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Meldeverfahren über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, endete die Frist am 31. Juli 2025. Seither gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen. Gemeldet werden Art der TSE, Art, Anzahl und Seriennummern der Systeme sowie die Daten von Anschaffung und Außerbetriebnahme — und zwar für alle Systeme einer Betriebsstätte gemeinsam. Wer sein PMS wechselt, hat damit auch eine Meldung zu erledigen.

DSFinV-K: das Format, in dem der Prüfer liest

Die DSFinV-K, die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, beschreibt, wie Kassendaten für eine Außenprüfung oder Kassennachschau exportiert werden müssen. Sie legt Dateien und Feldnamen fest, damit die Daten unabhängig vom eingesetzten System gleich aussehen — darunter die verwendeten Zahlungsarten, die Typen der Geschäftsvorfälle und die Währungen je Kassenabschluss.

Verbindlich ist die Version 2.3 für Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022. Die Version 2.4 brachte redaktionelle Anpassungen an den Anwendungserlass zur Abgabenordnung, aber keine inhaltlichen Änderungen; das BMF hat deshalb festgehalten, dass die Anwendung der Version 2.3 ausreichend ist und Systeme nicht angepasst werden müssen.

Zwei Punkte sind für die Systemauswahl wichtiger als die Versionsnummer. Erstens muss das Haus den Export selbst erbringen können — auch dann, wenn die Daten bei einem Dritten liegen, etwa in einer Cloud. Zweitens trägt die Kosten dafür der Steuerpflichtige. „Der Anbieter macht das dann schon“ ist keine belastbare Auskunft, wenn der Prüfer bereits im Haus steht.

Kassennachschau: unangekündigt, während der Geschäftszeit

Die Kassennachschau nach § 146b AO ist keine Außenprüfung und wird nicht angekündigt. Ein Amtsträger darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen; ausdrücklich unterliegt ihr auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Mitwirken müssen nicht nur die Geschäftsführung, sondern auch die Personen mit Zugriffs- und Benutzungsrechten für das Kassensystem. In einem Hotel heißt das: die Rezeption. Nach Vorlage des Ausweises kann der Amtsträger Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen verlangen und die Übermittlung der Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle fordern.

Damit ist auch klar, was in diesem Moment praktisch gebraucht wird: eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, welches System welche Vorgänge erfasst, ein Export, der ohne Anbietertermin funktioniert, und eine Rezeption, die weiß, wo beides liegt. Bleiben Mängel, drohen nicht nur Beanstandungen, sondern eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO und ein Bußgeld nach § 379 AO.

Warum zwei Systeme hier besonders teuer sind

Wenn Kassenpflichten über ein separates Kassensystem gelöst werden, entstehen drei Bruchstellen, und alle drei liegen genau dort, wo Prüfungen ansetzen.

Die erste ist die Doppelerfassung. Ein Getränk, das aufs Zimmer gebucht wird, ist im Kassensystem ein Verkauf und im PMS eine Position auf dem Gastkonto. Stimmen die Beträge am Abend nicht, wird korrigiert — in einem der beiden Systeme.

Die zweite ist der Zahlungsabgleich. Bar an der Rezeption, Karte an der Bar, Rechnung an die Firma: Wenn die Zahlungsarten in zwei Systemen geführt werden, muss jemand sie zusammenführen. Genau diese Zuordnung will die DSFinV-K sauber sehen.

Die dritte ist der Audit-Trail. Der Weg von der Leistung über den Beleg bis zur Buchung soll durchgehend nachvollziehbar sein. Über zwei Systeme mit manueller Übergabe ist er an der Übergabe unterbrochen. Wer zusätzlich Sammel-Logins nutzt, weil Nutzer Geld kosten, verliert auch noch die Zuordnung zur Person — dazu haben wir Warum Ihr Housekeeping keinen eigenen Zugang bekommt geschrieben. Und wie sich Datensilos über Kasse, Spa und Buchhaltung hinweg auswirken, steht in Insellösungen.

Fazit

Die Kassenpflichten im Hotel sind kein Argument für ein zweites System, sondern eines gegen die Trennung. Gebraucht werden eine TSE für die Vorgänge, die tatsächlich kassiert werden, Belege mit den vorgeschriebenen Angaben, ein DSFinV-K-Export, den das Haus selbst auslösen kann, und eine Meldung ans Finanzamt bei jedem Systemwechsel.

Bei Hestia PMS ist das Kassenbuch Teil des PMS. Die TSE läuft als Cloud-TSE über fiskaly, sodass jeder Arbeitsplatz signiert und kein Gerät zum Einzelpunkt des Ausfalls wird; Belege tragen die Prüfangaben samt QR-Code, und der DSFinV-K-Export lässt sich aus dem System heraus erzeugen — ohne Anbietertermin. Die Angaben, die Sie für die Kassenmeldung über ELSTER brauchen — Systemart, TSE-Typ und -Seriennummer, Anzahl der Kassen, Inbetriebnahme —, stehen in den Einstellungen zum Kopieren bereit, und die Verfahrensdokumentation lässt sich dort als vorbefülltes PDF herunterladen. Barzahlung, Kartenzahlung und Rechnung auf Firmenadresse landen im selben Gastkonto, mit derselben Belegnummernfolge und einem Audit-Trail, der die handelnde Person nennt. Für das Kassenmodul selbst berechnen wir nichts; die TSE-Gebühr reichen wir transparent durch, wie auf der Preisseite ausgewiesen.