Direktbuchung, Portale und Online-Check-in: drei Module, ein Belegungsplan
Neu in Hestia PMS: eine eigene Buchungsstrecke für die Hotelwebsite, die Portalanbindung über DIRS21 und ein Online-Check-in, der den Meldeschein vor die Anreise verlegt. Was die drei Module können — und was sie bewusst nicht können.
Von Sascha Wohlert
Ein Zimmer kann nur einmal vergeben werden. Das klingt banal, ist aber der Grund, warum die meisten Häuser abends noch einmal nachsehen: Auf der eigenen Website steht eine Verfügbarkeit, im Portal eine zweite, im Belegungsplan die Wahrheit. Wer die drei auseinanderlaufen lässt, riskiert eine Doppelbuchung. Wer sie von Hand zusammenhält, tut das jeden Tag aufs Neue.
Mit diesem Release liegen die drei Wege, auf denen eine Buchung ins Haus kommt, im selben System: eine eigene Buchungsstrecke für Ihre Website, die Portalanbindung über den Channelmanager DIRS21 und die Rezeption, die es ohnehin schon gab. Dazu kommt der Weg zurück zum Gast — der Online-Check-in.
Die eigene Buchungsstrecke
Jedes Haus bekommt eine Buchungsseite unter einer eigenen Adresse, etwa /book/hotel-seeblick. Sie lässt sich als vollständige Seite verlinken oder mit einer Zeile JavaScript als Lightbox in die bestehende Website einbetten — ohne dass jemand das Website-Theme anfassen muss.
Der Ablauf hat vier Schritte: Zeitraum und Gäste, Zimmer und Verpflegung, Gastdaten, Zusammenfassung mit Zahlung. Danach die Bestätigung. Das ist bewusst kurz gehalten, weil jeder zusätzliche Schritt Buchungen kostet.
Der wichtigste Punkt ist unsichtbar: Die Buchungsstrecke rechnet mit derselben Preislogik wie das PMS. Es gibt keine zweite Preistabelle, die jemand pflegen müsste. Saisonpreise, Wochenendzuschläge, Preis pro Zimmer oder pro Person, Belegungsstaffeln, Kinderpreise nach Alter, Verpflegungsarten, Hundegebühr, Langzeitrabatte und Gratisnacht-Aktionen kommen aus derselben Berechnung, die auch die Rezeption verwendet. Was Sie im Haus konfigurieren, gilt online.
Beim Bezahlen haben Sie drei Möglichkeiten: keine Online-Zahlung, eine optionale oder eine verpflichtende. Läuft sie über Stripe, können Sie eine feste Anzahlung in Prozent verlangen oder den Gast einen Betrag ab 50 Euro wählen lassen. Eingegangene Zahlungen werden als Anzahlung auf das Gastkonto gebucht, nicht als loser Zahlungseingang.
Aussehen und Rechtstexte gehören Ihnen: Primärfarbe, Logo, Überschriften, Buttontext sowie die Links auf Datenschutz, Impressum und AGB. Die Strecke gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
Wie gut sie funktioniert, steht in einem eigenen Auswertungsbereich: Aufrufe, Funnel bis zur abgeschlossenen Buchung, Abbruchpunkte, Geräte, Vorlaufzeit und die UTM-Parameter Ihrer Kampagnen. Erfasst wird das ohne personenbezogene Daten — es geht um Schritte, nicht um Personen.
Ein Nebeneffekt betrifft Angebote: Ein versendetes Angebot kann der Gast online annehmen, digital unterschreiben und bei Bedarf direkt anzahlen. Aus der Annahme entsteht die Reservierung, ohne dass jemand sie abtippt.
Portale über den Channelmanager
Die zweite Richtung sind die Buchungsportale. Hestia spricht dafür mit DIRS21 über deren PMS-Schnittstelle.
Nach außen schickt Hestia, was ein Portal braucht, um korrekt zu verkaufen: freie Kontingente, Tagespreise je Belegung, Kinderpreise, Mindestaufenthalt sowie An- und Abreisesperren. Das passiert nicht nach Zeitplan, sondern wenn sich die Belegung ändert — eine Buchung an der Rezeption meldet die neue Verfügbarkeit von selbst zurück.
Herein kommen Reservierungen, Änderungen, Stornierungen und No-Shows. Hestia holt sie alle fünf Minuten ab; wer es sofort will, kann zusätzlich einen Push aktivieren, mit dem DIRS21 aktiv anklopft. Aus einer Portalbuchung wird automatisch eine Reservierung mit zugewiesenem Zimmer, und eine Buchung über mehrere Zimmer wird in entsprechend viele Reservierungen aufgeteilt. Welcher Portal-Zimmertyp welcher Kategorie bei Ihnen entspricht und welche Rate welcher Verpflegung, legen Sie einmal im Dashboard fest.
Zwei Dinge sagen wir dazu deutlich, weil sie sonst später auffallen. Erstens: Der Portalpreis gilt. Was das Portal an Betrag meldet, übernimmt Hestia unverändert — es rechnet ihn nicht nach Ihrer Hauslogik neu, denn der Gast hat den Preis gesehen, der im Portal stand. Zweitens: Die Anbindung setzt eine eigene DIRS21-Property voraus, also einen Vertrag zwischen Ihnen und DIRS21. Welche Portale darüber laufen, entscheiden Sie dort — nicht wir. Die Anbindung selbst berechnen wir nicht, wie in Was Hotelsoftware wirklich kostet beschrieben.
Ein Belegungsplan, drei Eingänge, zwei Rückwege
Der Unterschied zur Einzellösung liegt nicht in den Eingängen, sondern in den Rückwegen: Wer Kontingente von Hand pflegt, pflegt sie genau so lange korrekt, wie jemand daran denkt.
Online-Check-in: der Meldeschein vor der Anreise
Der dritte Baustein dreht die Richtung um. Statt dass der Gast an der Rezeption ein Formular ausfüllt, das jemand anschließend abtippt, macht er das vorher — an seinem eigenen Gerät.
Das Haus hat dafür ein Gästeportal unter eigener Adresse. Hineinkommen Gäste über einen persönlichen Link aus der Einladungs-E-Mail oder über einen Anmeldelink, den sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse selbst schicken lassen. Passwörter gibt es keine: Der Anmeldelink ist 15 Minuten gültig, die Sitzung 24 Stunden, und Anmeldeversuche sind begrenzt.
Im Check-in erfasst der Gast alle Reisenden, nicht nur sich selbst — Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit. Hier greift die seit 2025 geltende Rechtslage: Die besondere Meldepflicht nach den §§ 29, 30 BMG gilt nur noch für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit. Genau so verhält sich das Formular. Für deutsche Gäste bleibt es bei den Grunddaten; für alle anderen kommen Geburtsort und Ausweisdaten hinzu, die Ausweisnummer ab 16 Jahren. Am Ende unterschreibt der Gast auf dem Bildschirm, und diese Unterschrift steht später auf dem Meldeschein.
Eingeladen wird automatisch: standardmäßig drei Tage vor Anreise, mit einer Erinnerung am Vortag, wenn bis dahin nichts passiert ist. Beide Zeitpunkte können Sie verschieben, und die Rezeption kann eine Einladung jederzeit von Hand nachschicken. Nach Abschluss bekommt der Gast eine Bestätigung — auf Wunsch mit Zugangscode und Anreisehinweisen, was für Häuser ohne durchgehend besetzte Rezeption der eigentliche Punkt ist.
Am Anreisetag sieht die Rezeption die Daten fertig ausgefüllt und setzt den Check-in mit einem Klick. Wer das nicht will, kann den Check-in am Anreisetag ab der eingestellten Uhrzeit automatisch laufen lassen. Auch dieses Portal gibt es in vier Sprachen und lässt sich auf der Hotelwebsite einbetten.
Was diese Module nicht können
Zu einem Produkt-Update gehört die andere Hälfte, damit niemand sie im Testbetrieb entdeckt:
- Keine Extras in der Buchungsstrecke. Verpflegung, Hund und Kinderalter ja — Zustellbett, Spa-Anwendung oder Blumenstrauß beim Buchen nein.
- Keine Anreisezeit im Online-Check-in. Der Gast meldet seine Daten, nicht seine Ankunft.
- Keine Rechnung im Gästeportal. Es zeigt die Buchung, keine Beträge und keine Belege.
- Keine feste Portalliste bei uns. Welche Kanäle laufen, steuern Sie in DIRS21; wir binden den Channelmanager an, nicht die einzelnen Portale.
- Kein automatisches Löschen der Meldescheindaten. Die Fristen aus § 30 Abs. 4 BMG — ein Jahr ab Abreise, Vernichtung binnen drei Monaten danach — bilden wir derzeit nicht automatisiert ab. Das steht auf der Liste.
Was das kostet
Nichts zusätzlich. Buchungsstrecke, Channelmanager-Anbindung und Online-Check-in sind wie alle Module im Preis enthalten, der an Zimmern und Logisumsatz hängt und nicht an der Zahl der Funktionen oder Benutzer. Die einzige Position, die dazukommt, wenn Sie Portale anbinden wollen, ist Ihr Vertrag mit DIRS21 — den schließen Sie direkt dort ab.
Was das für Ihr Haus bedeutet, rechnet der Rechner auf der Preisseite aus.
Fazit
Die drei Module lösen nicht drei Probleme, sondern eines: Ein Zimmerbestand, der an mehreren Stellen gleichzeitig verkauft wird, muss an einer Stelle geführt werden. Die Buchungsstrecke bringt Direktbuchungen ohne Provision dorthin, der Channelmanager die Portalbuchungen, und der Online-Check-in holt die Gastdaten ein, bevor jemand an der Rezeption steht.
Was dabei entsteht, ist weniger Software als weniger Handarbeit: keine zweite Preistabelle, keine nachgeführten Kontingente, kein abgetipptes Formular.
Die Feature-Übersicht zeigt Buchungsstrecke, Channelmanager und Online-Check-in im Zusammenspiel mit dem Rest des Systems — Belegungsplan, Rechnungen, Kassenbuch und Meldeschein.
