Alles, was Ihr Hotel braucht. In einer Software.
Von der Buchung bis zur DATEV-konformen Rechnung. Entdecken Sie alle Module und Features von Hestia PMS.
Reservierungen & Belegung
Das Herzstück Ihres Hotels
Interaktiver Belegungsplan
Visueller Kalender mit Drag & Drop
- Monats- und Wochenansicht
- Farbcodierte Reservierungsstatus
- Drag & Drop für Umbuchungen
- Zimmer-Sperren (ganztags, Vormittag, Nachmittag)
- Quick-Book direkt aus dem Kalender
Flexible Buchungsoptionen
Alle Buchungsarten abgedeckt
- Direktbuchungen, Telefon, E-Mail, Walk-in
- Optionen mit automatischer Verfallszeit
- Gruppenbuchungen
- Stammgast-Erkennung
- Buchungskanäle (Booking.com, Website, etc.)
Intelligente Preisgestaltung
Dynamische Preise für maximalen Umsatz
- Saisonpreise mit Datumsbereich
- Wochenendzuschläge
- Kinderpreise mit Freialter
- Einzelbelegungszuschlag
- Langzeit-Rabatte
- Belegungsbasierte Preise
Zimmer & Kategorien
Übersichtliche Zimmerverwaltung
- Unbegrenzte Zimmerkategorien
- Zimmer-Status (verfügbar, belegt, Reinigung)
- Ausstattungsmerkmale & Bilder
- Kapazität (Erwachsene, Kinder, Zustellbetten)
- Mindestaufenthalt pro Kategorie
Verpflegungsoptionen
Von Übernachtung bis All-Inclusive
- Frühstück, Halbpension, Vollpension
- ¾-Pension, All-Inclusive
- Getränke inklusive/exklusive
- Automatische DATEV-Aufteilung (7%/19%)
- Verpflegungs-Zuschläge pro Person
Sonderwünsche
Individuelle Gästebedürfnisse
- Hunde-Zuschläge (pro Nacht + Endreinigung)
- Zustellbetten mit Preisen
- Kinderdetails mit Alter
- Spezielle Notizen
Dashboard-Übersicht
Alles Wichtige auf einen Blick
- Heutige Ankünfte mit Check-in
- Heutige Abreisen mit Check-out
- Aktuell im Haus (In-House)
- Direkt-Aktionen aus der Übersicht
- Meldeschein-Export
Gäste & Check-in
Professionelle Gästeverwaltung
Umfassende Gästeprofile
Alle Informationen auf einen Blick
- Automatische Kundennummer
- Privat- und Geschäftskunden
- Kontakt- und Adressdaten
- Firmendetails mit USt-ID
- Besuchshistorie & Aufenthalte
Digitaler Meldeschein
Rechtskonforme Gästeerfassung (§ 30 BMG)
- Ausweisdaten für ausländische Gäste
- Geburtsort, Nationalität
- Begleitpersonen erfassen
- PDF-Export für Behörden
- Sammel-Meldeschein-Export
Check-in & Check-out
Schneller Ablauf an der Rezeption
- Ein-Klick-Check-in
- Gastdaten beim Check-in aktualisieren
- Preisanpassungen möglich
- DSGVO-Einwilligung dokumentiert
- Automatische Rechnungsstellung beim Check-out
Gästekommunikation
Automatisierte E-Mails
- Buchungsbestätigung automatisch
- Stornierungsbestätigung
- Rechnungs-E-Mail mit PDF
- Angebots-E-Mail
- Individuelles E-Mail-Branding
E-Mail-Journal
Vollständiges Versandprotokoll
- Alle gesendeten E-Mails einsehbar
- Status: Gesendet, Fehlgeschlagen, Ausstehend
- E-Mail-Vorschau direkt im System
- Fehlgeschlagene E-Mails erneut senden
- Verknüpfung zu Gast, Reservierung, Rechnung
Rollenbasierte Notizen
Vertrauliche Gästeinformationen
- Notizen nur für bestimmte Rollen sichtbar
- Management-Notizen
- Rezeptionshinweise
- Housekeeping-Anmerkungen
DSGVO-Konformität
Datenschutz nach EU-Recht
- Einwilligung dokumentiert
- Automatische Löschfristen
- Anonymisierung statt Löschung
- Datenexport auf Anfrage
Rechnungen & Finanzen
GoBD-konforme Buchhaltung
Professionelle Rechnungen
Automatisch nummeriert und formatiert
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Alle Rechnungstypen (Standard, Anzahlung, Schlussrechnung)
- Automatische Steuerberechnung (7% / 19%)
- Rechnungs-E-Mail mit PDF
- Rechnungshistorie
E-Rechnung (ZUGFeRD 2.1)
Zukunftssicher für B2B-Pflicht ab 2025
- ZUGFeRD 2.1 / XRechnung konform
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Automatisch für alle Rechnungen
- Validiert gegen EN 16931
- Zukunftssicher für B2G und B2B
Zahlungsverwaltung
Alle Zahlungsarten unterstützt
- Bar, EC-Karte, Kreditkarte
- Überweisung, PayPal, Stripe
- Teilzahlungen möglich
- Gutscheineinlösung
- Anzahlungsverrechnung
DATEV-Integration
Nahtlose Steuerberater-Anbindung
- SKR03 / SKR04 Kontenrahmen
- Automatische Kontenzuordnung
- CSV-Export im DATEV-Format
- Journal-Buchungen
- Eröffnungsbuchungen für Jahreswechsel
50+ Leistungsarten
DATEV-konforme Kategorisierung
- Unterkunft, Verpflegung, Dienstleistungen
- Automatische Steuersatz-Zuordnung
- Individuelle Leistungen erstellbar
- Korrekte Buchungskonten
Gutschriften
Rechtskonforme Stornierungen
- Gutschriften für stornierte Gutscheine
- Automatische Nummerierung
- GoBD-konforme Dokumentation
- 8 Jahre Aufbewahrung
Kassenbuch & TSE
Finanzamt-sicher mit Cloud-TSE
Digitales Kassenbuch
Übersichtliche Kassenverwaltung
- Automatische Saldierung
- Einnahmen & Ausgaben
- Belegnummer automatisch
- Filter nach Typ und Datum
- Statistiken auf einen Blick
Cloud-TSE (fiskaly)
Zertifiziert nach KassenSichV
- Fiskaly Cloud-TSE integriert
- Echtzeit-Signierung aller Transaktionen
- TSE-QR-Code auf Belegen
- Mehrere Kassen (Clients) möglich
- Automatische Fehlerbehandlung
DSFinV-K Export
Für die Kassenprüfung
- Version 2.4 konform
- Alle 20 Pflicht-CSV-Dateien
- ZIP-Export für Finanzamt
- Kompletter Zeitraum exportierbar
- GoBD-konforme Archivierung
Quittungen & Belege
TSE-signierte Nachweise
- Automatische Quittungen bei Anzahlungen
- Gutscheinkauf-Belege
- Vollständige TSE-Daten
- Unveränderbar (KassenSichV)
GoBD-Audit-Log
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Field-Level-Tracking aller Änderungen
- Kryptografische Hash-Kette
- Pflicht-Stornobegründungen
- 10 Jahre Aufbewahrung
- Manipulationssicher
Terminal-Auszahlungen
Kartenzahlungen verbuchen
- EC-Terminal → Bankkonto
- Gebührenberechnung
- Automatische Buchungen
- Transparente Dokumentation
Housekeeping
Effiziente Reinigungsplanung
Automatische Aufgaben
Intelligente Reinigungsplanung
- Abreise-Reinigung bei Check-out
- Zwischenreinigung für Bleiber
- Wäschewechsel nach Intervall
- Priorisierung nach Check-in-Zeit
Aufgabenverwaltung
Übersichtliche Aufgabenliste
- Status: Ausstehend, In Arbeit, Erledigt
- Prioritäten: Normal, Hoch, Dringend
- Zuweisung an Mitarbeiter
- Zeiterfassung pro Aufgabe
Mobile Housekeeping-App
Für das Reinigungspersonal
- Mobile-optimierte Ansicht
- Checklisten abarbeiten
- Zimmer-Status ändern
- Probleme melden
Inspektionssystem
Qualitätskontrolle
- Optionale Doppelprüfung
- Inspektor-Freigabe
- Nacharbeit anfordern
- Dokumentierte Qualität
Individuelle Checklisten
Für jeden Reinigungstyp
- Abreise-Checkliste
- Zwischenreinigungs-Checkliste
- Inspektions-Checkliste
- Pflichtpunkte markieren
Wäschewechsel-Intervalle
Automatische Planung
- Bettwäsche alle X Tage
- Handtücher alle X Tage
- Automatische Aufgabenerstellung
- Ressourcen-Optimierung
Spa & Wellness
Terminplanung für Behandlungen
Terminverwaltung
Übersichtlicher Kalender
- Tages- und Wochenansicht
- Therapeuten-Kalender
- Raum-Belegungsplan
- Konfliktprüfung automatisch
Multi-Service-Termine
Mehrere Behandlungen kombinieren
- Mehrere Services pro Termin
- Automatische Zeitberechnung
- Kombinierte Preise
- Therapist-Zuweisung pro Service
Zimmer-Integration
Nahtlose Verknüpfung
- Termine auf Zimmerrechnung buchen
- Gäste-Verknüpfung
- Day-Spa-Gäste möglich
- Automatische Line-Items
Therapeuten & Räume
Ressourcen-Management
- Therapeuten-Profile
- Spa-Räume verwalten
- Raumtypen (Massage, Sauna, Pool)
- Ausstattung dokumentieren
Status-Verwaltung
Von Buchung bis Abschluss
- Geplant, Bestätigt, In Bearbeitung
- Abgeschlossen, Storniert, No-Show
- Automatische Rechnungsstellung
- Trinkgeld-Erfassung
Service-Katalog
Behandlungen definieren
- Name, Beschreibung, Dauer
- Preise mit Steuersatz
- Gutschein-fähig markieren
- Sortierung anpassen
Gutscheine
Verkauf, Einlösung & Design
Wertgutscheine
Frei wählbare Beträge
- Beliebiger Betrag
- Teileinlösung möglich
- Restwert wird gespeichert
- Konfigurierbare Gültigkeit
Leistungsgutscheine
Für bestimmte Services
- Spa-Behandlungen
- Übernachtungen
- Dinners
- USt beim Verkauf (nicht bei Einlösung)
PDF-Vorlagen
Individuelles Gutschein-Design
- PDF-Vorlagen hochladen
- Feld-Positionierung per Editor
- Variablen: Betrag, Empfänger, Nachricht
- Mehrere Vorlagen möglich
- Standard-Vorlage festlegen
Gutschein-Versand
Automatisch per E-Mail
- PDF als Anhang
- Individueller E-Mail-Text
- Käufer-/Empfänger-Adresse
- Erneut senden möglich
Einlösung & Verrechnung
Flexible Nutzung
- Bei Rechnung einlösen
- Teileinlösung
- Einlösungshistorie
- Verknüpfung mit Buchung
TSE-Signierung
Bei Barkauf
- TSE-Signatur für Bar/Karte
- Quittung automatisch
- KassenSichV-konform
- QR-Code auf Beleg
Angebote & Anzahlungen
Professionelle Kommunikation
Angebotsstellung
Professionelle Angebote erstellen
- Automatische Angebotsnummer
- Preisberechnung automatisch
- Gültigkeitsdatum
- Persönliche Nachricht
Rabatte & Nachlässe
Flexibel und transparent
- Prozentuale Rabatte
- Absolute Rabatte
- Beschreibung für Transparenz
E-Mail-Versand
Angebote digital versenden
- PDF-Angebot als Anhang
- Individueller Betreff
- Nachverfolgung (gesendet, gesehen)
Angebotsannahme
In Buchung umwandeln
- Verfügbarkeitsprüfung
- Automatische Reservierung
- Buchungsbestätigung senden
- Nahtloser Übergang
Anzahlungsverwaltung
Vorauszahlungen managen
- Erwarteter Betrag festlegen
- Fälligkeitsdatum
- Zahlungseingänge erfassen
- TSE-Signierung bei Bar
- Verrechnung bei Schlussrechnung
Angebots-Status
Vollständige Nachverfolgung
- Entwurf, Gesendet, Gesehen
- Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen
- In Reservierung umgewandelt
- Ablehnungsgrund dokumentiert
Berichte & Statistiken
Datenbasierte Entscheidungen
Umsatz-Statistiken
Monatliche und jährliche Übersichten
- Gesamtumsatz pro Monat/Jahr
- Umsatz nach Kategorie
- Umsatz nach Buchungskanal
- Vergleich mit Vorjahr
Belegungsstatistiken
Auslastung im Überblick
- Belegungsrate
- Verfügbare vs. belegte Zimmer
- Durchschnittliche Aufenthaltsdauer
- Stornierungsrate
KPIs für Hotels
Die wichtigsten Kennzahlen
- RevPAR (Revenue per Available Room)
- ADR (Average Daily Rate)
- Belegungsrate
- Durchschnittlicher Buchungswert
Buchungskanäle
Woher kommen Ihre Gäste?
- Direkt, Telefon, E-Mail
- Website, Booking.com
- Walk-in, Stammgäste
- API-Buchungen
Jahresvergleiche
Entwicklung über Zeit
- Jahresauswahl
- Monatliche Trends
- Saisonale Muster erkennen
Tageslisten (PDF)
Tägliche Arbeitslisten
- Frühstücksliste mit Gästen
- Housekeeping-Liste
- Ankünfte & Abreisen des Tages
- In-House Gästeliste
- Sammel-Meldeschein für Behörden
Export-Funktionen
Daten für externe Analyse
- DATEV Buchungsstapel
- DATEV Konten & Salden
- Rechnungen als CSV
- PDF-Berichte
Tagesplaner
Aufgaben & Termine im Blick
Wochenübersicht
Alle Aufgaben auf einen Blick
- Kalender-Ansicht mit 7 Tagen
- Listen-Ansicht als Alternative
- Farbcodierte Prioritäten
- Heute-Markierung
- Wochennummer (KW) Anzeige
Aufgaben-Management
Vielseitige Aufgabentypen
- Wartungsaufgaben
- Erinnerungen
- Besprechungen
- Events
- Wiederkehrende Aufgaben (täglich, wöchentlich, monatlich)
Prioritäten & Status
Nichts geht verloren
- 4 Prioritätsstufen (Niedrig bis Dringend)
- Status: Ausstehend, In Bearbeitung, Erledigt
- Quick-Actions für schnelles Erledigen
- Erledigte Aufgaben mit Zeitstempel
- Überfällige Aufgaben markiert
Team-Zuweisung
Aufgaben delegieren
- Aufgaben an Mitarbeiter zuweisen
- Sichtbarkeit: Privat, Rolle oder Alle
- Rollenbasierte Benachrichtigungen
- Ersteller und Bearbeiter sichtbar
Statistik-Dashboard
Überblick behalten
- Gesamt-Aufgaben der Woche
- Ausstehende Aufgaben
- Erledigte Aufgaben
- Dringende Aufgaben hervorgehoben
Details & Notizen
Alle Infos zentral
- Beschreibung pro Aufgabe
- Ort/Location-Feld
- Interne Notizen
- Uhrzeit für Termine
Integrationen & API
Verbinden Sie Ihre Systeme
Public Booking API
Für Ihre eigene Website
- Verfügbarkeitsabfrage
- Buchungen erstellen
- Gutscheine verkaufen
- Kalender-Widget
- Vollständige Dokumentation
VGPMS Restaurant-Bridge
Kassensystem-Anbindung
- Vectron & andere Kassen
- Zimmerbuchung vom POS
- Gästesuche nach Zimmer/Name
- TCP-Bridge für lokale Systeme
- Offline-Queue bei Verbindungsverlust
Stripe-Integration
Online-Zahlungen
- Kreditkartenzahlung
- SEPA-Lastschrift
- Sichere Zahlungsabwicklung
- Automatische Zuordnung
E-Mail (SMTP)
Eigener Mailserver
- SMTP-Konfiguration
- TLS-Verschlüsselung
- E-Mail-Branding
- Test-Funktion
Fiskaly Cloud-TSE
Technische Sicherheitseinrichtung
- KassenSichV-zertifiziert
- Echtzeit-Signierung
- Mehrere Kassen möglich
- Automatisches Setup
Google Services
Adress-Autovervollständigung
- Google Places API
- Adressvorschläge bei Eingabe
- Zeitersparnis bei Gästedaten
- Optional deaktivierbar
Einstellungen & Verwaltung
Ihr Hotel individuell konfigurieren
Benutzerverwaltung
Rollenbasierte Berechtigungen
- Admin, Manager, Rezeption
- Housekeeping, Spa-Therapeut
- 20+ granulare Berechtigungen
- Passwort-Management
Hoteleinstellungen
Grunddaten konfigurieren
- Name, Adresse, Kontakt
- USt-ID, Bankverbindung
- Check-in/Check-out-Zeiten
- Zeitzone
Zahlungsarten
Individuelle Konfiguration
- Zahlungsarten aktivieren/deaktivieren
- DATEV-Kontenzuordnung
- Gebühren (% und fix)
- Reihenfolge anpassen
E-Mail-Branding
Ihr Corporate Design
- Logo-URL
- Hauptfarbe
- Footer-Text
- WLAN-Informationen
Kontenrahmen
DATEV-konforme Buchhaltung
- SKR03 oder SKR04
- Konten individuell anpassen
- Automatische Synchronisation
- Sperrung nach erster Buchung
Module aktivieren
Nur was Sie brauchen
- Housekeeping an/aus
- Spa/Wellness an/aus
- Restaurant-Integration
- Weitere Module
Compliance & Sicherheit
Rechtssicher und geschützt
GoBD-Konformität
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Unveränderbare Audit-Logs
- Pflicht-Stornobegründungen
- Hash-Chain für Integrität
- 10 Jahre Aufbewahrung
KassenSichV
Kassensicherungsverordnung
- TSE-Signierung aller Transaktionen
- DSFinV-K Export
- QR-Code auf Belegen
- Finanzamt-Meldedaten
DSGVO
EU-Datenschutzgrundverordnung
- Auftragsverarbeitung (AVV)
- Recht auf Löschung
- Datenportabilität
- Einwilligungsdokumentation
§ 30 BMG
Bundesmeldegesetz
- Meldeschein für ausländische Gäste
- 12 Monate Aufbewahrung
- PDF-Export für Behörden
- Begleitpersonen erfassen
Datensicherheit
Technische Maßnahmen
- TLS 1.3 Verschlüsselung
- Verschlüsselte Backups (AES-256)
- Rechenzentren in Deutschland
- Mandantentrennung
ZUGFeRD E-Rechnung
Bereit für B2B-Pflicht
- ZUGFeRD 2.1 / XRechnung
- EN 16931 Standard
- B2G-fähig
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