Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Hotelmanagementsoftware „Hestia PMS“ (nachfolgend „Software“ oder „Dienst“) zwischen

(nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“).

(2) Hestia PMS ist eine Software-as-a-Service (SaaS) Lösung für das Hotelmanagement, die Funktionen wie Reservierungsverwaltung, Gästeverwaltung, Rechnungsstellung mit E-Rechnung (ZUGFeRD 2.1), Housekeeping, Kassenbuch mit TSE-Signierung und weitere Module umfasst.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

(4) Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB ist ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Software auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum).

(2) Registrierung als Angebot des Kunden: Der Kunde gibt sein verbindliches Angebot ab, indem er das Registrierungsformular auf der Website vollständig ausfüllt und absendet. Er kann seine Angaben bis zum Absenden jederzeit korrigieren.

(3) Einbeziehung der Vertragsbedingungen: Vor dem Absenden bestätigt der Kunde diese AGB und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ausdrücklich durch Anwählen eines dafür vorgesehenen Feldes; ohne diese Bestätigung kann er das Formular nicht absenden. Beide Dokumente sind im Formular in ihrer jeweils gültigen Fassung verlinkt und werden der Bestätigungs-E-Mail zusätzlich als PDF beigefügt. Der Anbieter protokolliert Zeitpunkt und Versionsnummer der bestätigten Fassungen. Die Datenschutzerklärung wird dem Kunden zur Kenntnis gebracht; sie ist eine Information nach Art. 13 DSGVO und bedarf keiner Zustimmung.

(4) Vertragsschluss: Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter den Zugang zur Software bereitstellt. Dies geschieht im Regelfall unmittelbar nach dem Absenden des Formulars. Der Anbieter bestätigt den Vertragsschluss unverzüglich per E-Mail; diese Bestätigung nennt den Beginn und das Ende des Testzeitraums. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht — der Anbieter kann die Bereitstellung insbesondere bei unvollständigen oder offensichtlich unrichtigen Angaben oder bei Anhaltspunkten für missbräuchliche Nutzung ablehnen.

(5) Alternativ kann der Kunde zunächst ein Beratungsgespräch vereinbaren. Ein Vertrag entsteht dadurch nicht; die Registrierung nach Absatz 2 bleibt in jedem Fall erforderlich.

(6) Ändert der Anbieter diese AGB oder den AVV, wird die neue Fassung erst mit einer ausdrücklichen Bestätigung des Kunden wirksam; eine Zustimmung durch Schweigen tritt nicht ein. Das Verfahren regelt § 14.

(7) Der Kunde ist Unternehmer im Sinne von § 14 BGB; die erleichterte Einbeziehung von AGB gemäß § 310 Abs. 1 BGB findet Anwendung. Er bestätigt bei der Registrierung, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt. Der Kunde ist verpflichtet, wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu seinen Unternehmensdaten zu machen; Änderungen sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

(8) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

§ 3 Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software Hestia PMS als webbasierte Anwendung (SaaS) zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website. Der Leistungsumfang ist für alle Kunden gleich; es gibt keine Tarifpakete, keine Zusatzmodule und keine Begrenzung der Anzahl der Benutzerkonten. Zusätzliche Kosten entstehen nur für Leistungen Dritter nach § 5 Abs. 8.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, die Software jederzeit weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und zu verbessern. Funktionserweiterungen werden dem Kunden automatisch zur Verfügung gestellt. Wesentliche Funktionseinschränkungen werden dem Kunden mit einer angemessenen Frist von mindestens 4 Wochen im Voraus mitgeteilt.

(3) Die Software wird dem Kunden mit einer durchschnittlichen Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel zur Verfügung gestellt. Hiervon ausgenommen sind:

• Geplante Wartungsarbeiten (werden mindestens 48 Stunden vorab per E-Mail angekündigt, vorzugsweise außerhalb der üblichen Geschäftszeiten)
• Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (insbesondere Internetausfälle, DNS-Probleme)
• Höhere Gewalt (insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Anordnungen)
• Störungen bei Diensten, die der Anbieter nicht steuert und nicht ersetzen kann (insbesondere die TSE des zertifizierten Anbieters, Zahlungsdienstleister, Internet-Provider). Für Hosting und Datenbank haftet der Anbieter dagegen wie für eigenes Handeln; sie sind Erfüllungsgehilfen im Sinne des § 278 BGB

(4) Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen der Kundendaten durch (täglich verschlüsselte Backups). Es wird dennoch empfohlen, dass der Kunde zusätzlich eigene Datensicherungen vornimmt, insbesondere durch regelmäßigen Export der Daten über die Export-Funktionen der Software.

(5) Der Support erfolgt per E-Mail (contact@hestia-pms.com) und, soweit der Kunde ihn in den Einstellungen freigeschaltet hat, über den Support-Chat im Dashboard. Die Erreichbarkeit gilt während der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr MEZ/MESZ, außer an deutschen bundeseinheitlichen Feiertagen). Der Anbieter wird Supportanfragen in der Regel innerhalb von 2 Werktagen beantworten.

§ 4 Kostenloser Testzeitraum

(1) Der Anbieter bietet einen kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen an. Während dieses Zeitraums kann der Kunde die Software mit vollem Funktionsumfang unverbindlich testen. Der Testzeitraum beginnt mit der Bereitstellung des Zugangs nach § 2 Abs. 4. Eine Zahlungsangabe ist dafür nicht erforderlich.

(2) Keine automatische Abbuchung: Der Testzeitraum wandelt sich nicht selbsttätig in ein kostenpflichtiges Abonnement um. Ein Entgelt entsteht erst, wenn der Kunde den Wechsel in den Echtbetrieb selbst auslöst und dabei ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt.

(3) Schreibsperre nach Ablauf: Wechselt der Kunde bis zum Ende des Testzeitraums nicht in den Echtbetrieb, wird das Konto schreibgeschützt. Der Kunde kann seine Daten dann weiterhin einsehen und exportieren, aber keine neuen Vorgänge anlegen oder bestehende ändern. Der Wechsel in den Echtbetrieb bleibt jederzeit möglich und hebt die Sperre auf.

(4) Die während des Testzeitraums eingegebenen Daten werden beim Wechsel in den Echtbetrieb übernommen; der Kunde beginnt nicht neu. Bleibt der Wechsel aus, bleiben die Daten zunächst erhalten und können eingesehen und exportiert werden. 30 Tage nach Ende des Testzeitraums kündigt der Anbieter die Löschung per E-Mail an. Gelöscht wird frühestens 14 Tage nach dieser Ankündigung; bis dahin kann der Kunde seine Daten exportieren oder den Wechsel in den Echtbetrieb nachholen.

(5) Für den Testzeitraum gelten die gleichen Nutzungsbedingungen wie für kostenpflichtige Abonnements, sofern in diesen AGB nicht anders geregelt.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Maßgeblich ist die Preisliste in der Fassung, die bei Vertragsschluss auf der Website veröffentlicht war. Der Anbieter hält jeden Kunden auf dieser Fassung; eine später veröffentlichte Preisliste gilt nur für danach geschlossene Verträge. Individuell vereinbarte Konditionen — etwa ein Nachlass, eine Pauschale oder ein Verzicht auf die Erfolgsbeteiligung — gehen dieser Preisliste vor; sie sind im Dashboard unter Einstellungen → Abrechnung ausgewiesen. Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Zusammensetzung der Vergütung. Die Vergütung besteht aus zwei Bestandteilen:

• einem Grundpreis nach der Zahl der angelegten Zimmer, mindestens jedoch dem in der Preisliste genannten Mindestbetrag, und
• einer Erfolgsbeteiligung in dem in der Preisliste genannten Prozentsatz des Logiumsatzes nach Absatz 3.

(3) Bemessungsgrundlage der Erfolgsbeteiligung. Bemessungsgrundlage ist ausschließlich der Logiumsatz, also die Summe der Rechnungspositionen der Leistungsart Übernachtung, abzüglich der darauf entfallenden Rabatte. Dabei gilt:

• Nebenleistungen zählen nicht mit. Das gilt insbesondere für Speisen und Getränke, Restaurant- und Bar-Umsätze, Spa- und Wellnessleistungen, Gutscheinverkäufe, Zustellbetten, Kinderbetten, Zimmer-Upgrades, Haustierzuschläge und die Kurtaxe.
• Maßgeblich ist der in der Rechnungsposition ausgewiesene Bruttobetrag.
• Rabatte mindern die Bemessungsgrundlage, soweit sie auf Übernachtungen entfallen. Ein Rabatt, der nur Übernachtungen betrifft, etwa eine Gratisnacht, wird voll abgezogen. Jeder andere Rabatt wird je Steuersatz anteilig abgezogen, im Verhältnis des Logiumsatzes zur Summe aller Positionen desselben Steuersatzes. Die Bemessungsgrundlage einer Rechnung wird dadurch nie negativ.
• Ein Umsatz wird dem Monat zugeordnet, in dem die Rechnung datiert ist, gerechnet in deutscher Ortszeit — nicht dem Monat des Aufenthalts.
• Stornierte Rechnungen bleiben außer Betracht. Wird eine Rechnung nach der Abrechnung storniert, mindert der Anbieter die nächste Abrechnung entsprechend.
• Jede Leistung wird nur einmal berücksichtigt; eine Anzahlung und die zugehörige Schlussrechnung führen nicht zur doppelten Berechnung.
• Berücksichtigt wird ausschließlich Umsatz ab Beginn der Zahlungspflicht. Der erste Abrechnungsmonat ist deshalb regelmäßig ein Teilmonat; die Rechnung weist den ausgewerteten Zeitraum aus.

(4) Abrechnung und Widerspruch. Der Grundpreis wird monatlich im Voraus, die Erfolgsbeteiligung monatlich rückblickend für den abgelaufenen Kalendermonat abgerechnet. Die Herleitung der Erfolgsbeteiligung — die einbezogenen Rechnungen mit Nummer, Datum und Betrag — kann der Kunde jederzeit im Dashboard unter Einstellungen einsehen. Beanstandungen sind innerhalb von acht Wochen nach Zugang der Rechnung in Textform zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gilt die Abrechnung als genehmigt; gesetzliche Ansprüche des Kunden bei später erkannten Fehlern bleiben unberührt. Der Anbieter weist auf diese Folge in der Rechnung hin.

(5) Zahlung per SEPA-Lastschrift. Die Zahlung erfolgt im SEPA-Basislastschriftverfahren. Der Kunde erteilt das Mandat beim Wechsel in den Echtbetrieb über den Zahlungsdienstleister des Anbieters. Der Kunde stellt die Deckung des angegebenen Kontos sicher.

(6) Verkürzte Vorabankündigung. Die Frist für die Vorabankündigung des Einzugs (Pre-Notification) wird auf einen Geschäftstag verkürzt. Die Ankündigung erfolgt durch die Rechnung selbst, die Betrag und Einzugsdatum nennt. Diese Verkürzung ist erforderlich, weil der eingesetzte Zahlungsdienstleister den Einzug regelmäßig innerhalb von zwei Kalendertagen nach Rechnungsstellung anstößt.

(7) Rückgabe einer Lastschrift. Gibt der Kunde eine berechtigte Lastschrift innerhalb der bankrechtlichen Achtwochenfrist zurück oder scheitert der Einzug aus einem Grund, den der Kunde zu vertreten hat — insbesondere fehlende Deckung oder ein widersprochenes Mandat —, bleibt die Forderung bestehen und der Anbieter kann sie erneut einziehen. Der Kunde hat dem Anbieter die hierdurch tatsächlich entstandenen Kosten zu ersetzen, insbesondere die von Banken oder dem Zahlungsdienstleister berechneten Rücklastschriftgebühren. Eine pauschale Gebühr erhebt der Anbieter nicht. Dem Kunden bleibt der Nachweis unbenommen, dass keine oder geringere Kosten entstanden sind. Bestreitet der Kunde die Forderung der Sache nach, greift diese Kostentragung nicht.

(8) Weiterbelastete Kosten Dritter. Leistungen Dritter, die der Anbieter für den Kunden bezieht, werden ohne Aufschlag in der Höhe weitergegeben, in der der Dritte sie dem Anbieter berechnet. Das betrifft derzeit die zertifizierte Cloud-TSE, die nur anfällt, wenn der Kunde TSE-pflichtige Zahlungen verbucht. Ändert der Dritte seinen Preis, ändert sich die weiterbelastete Position im selben Umfang — nach oben wie nach unten. Der Anbieter teilt eine Erhöhung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden mit; überschreitet sie zwanzig Prozent der bisherigen Position, kann der Kunde diese Leistung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens gesondert kündigen. Eine Senkung gibt der Anbieter unaufgefordert weiter.

(9) Rechnungen über die Nutzung der Software stellt der Anbieter elektronisch aus und übermittelt sie per E-Mail. Sie werden über den Zahlungsdienstleister als PDF-Rechnung erstellt, also als sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG und nicht als E-Rechnung im strukturierten Format. Der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand in dieser Form zu; die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG lässt sie bis zum Ablauf der dort genannten Fristen ausdrücklich zu. Der Anbieter stellt vor Ablauf der für ihn maßgeblichen Frist auf ein strukturiertes Format nach EN 16931 um. Unabhängig davon ist der Kunde seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes). Erhaltene E-Rechnungen sind gemäß den aktualisierten GoBD (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025) in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren – eine Umwandlung in andere Formate, bei der der strukturierte Teil (XML) verloren geht, ist unzulässig.

(10) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfristsetzung (mindestens 14 Tage) den Zugang zur Software zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt hiervon unberührt. Der Kunde wird vor einer Sperrung per E-Mail informiert. Lesender Zugriff und der Export der eigenen Daten bleiben während einer Sperrung möglich.

(11) Änderung der Preisliste. Der Anbieter verändert die vereinbarten Preise nicht einseitig. Veröffentlicht er eine neue Preisliste, gilt sie für Bestandskunden nur, wenn der Kunde einem entsprechenden Angebot ausdrücklich zustimmt; Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Bis dahin bleibt die bei Vertragsschluss vereinbarte Fassung maßgeblich. Unberührt bleiben die Weitergabe von Kosten Dritter nach Absatz 8 und Änderungen gesetzlicher Abgaben, insbesondere des Umsatzsteuersatzes.

(12) Umsatzsteuer bei Kunden außerhalb Deutschlands. Hat der Kunde seinen Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, wird die Leistung im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet: Der Anbieter stellt ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung, und die Steuerschuld geht auf den Kunden über (§ 13b UStG, Art. 196 MwStSystRL). Der Kunde teilt dem Anbieter dazu bei der Registrierung seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit und hält sie aktuell. Erweist sich die Nummer als unzutreffend oder ungültig, kann der Anbieter die gesetzliche Umsatzsteuer nachberechnen.

§ 6 Nutzungsrechte und Pflichten des Kunden

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im Rahmen der vertraglichen Bestimmungen zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die Software ausschließlich für eigene geschäftliche Zwecke im Rahmen seines Hotelbetriebs nutzen. Eine Nutzung durch oder für Dritte (z.B. im Rahmen eines Outsourcing-Modells) ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.

(3) Der Kunde verpflichtet sich:

• Die Software nicht zu dekompilieren, zu disassemblieren oder anderweitig zurückzuentwickeln, soweit dies nicht nach § 69e UrhG zwingend erlaubt ist
• Keine Maßnahmen zu ergreifen, die die Sicherheit oder Stabilität der Software gefährden (insbesondere keine automatisierten Massenzugriffe ohne vorherige Abstimmung)
• Keine rechtswidrigen Inhalte über die Software zu verbreiten
• Die geltenden Datenschutzbestimmungen (insbesondere DSGVO) einzuhalten
• Seine Zugangsdaten sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen (insbesondere durch sichere Passwörter und regelmäßigen Passwortwechsel)

(4) Der Kunde ist für die von ihm eingegebenen Daten und Inhalte selbst verantwortlich. Er stellt sicher, dass diese nicht gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen.

(5) Der Kunde bleibt Eigentümer aller von ihm in die Software eingegebenen Daten. Der Anbieter erwirbt keinerlei Rechte an diesen Daten, außer den zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechten.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden zur Durchführung des Vertrages. Einzelheiten ergeben sich aus derDatenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Nutzung der Software personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (z.B. Gästedaten), wird zwischen den Parteien ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

(3) Der Kunde ist im Verhältnis zu seinen Gästen und Mitarbeitern datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er ist selbst dafür verantwortlich, die erforderlichen Einwilligungen einzuholen und die datenschutzrechtlichen Informationspflichten (Art. 13, 14 DSGVO) zu erfüllen.

(4) Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist als separates Dokument abrufbar und wird mit dem Vertragsschluss gemäß § 2 dieser AGB automatisch Bestandteil des Vertrages.

§ 8 Kassenfunktion, TSE und steuerliche Aufbewahrungspflichten

(1) Die Software enthält eine Kassenfunktion zur Erfassung von Barzahlungen und Kartenzahlungen. Bei Nutzung dieser Funktion werden alle relevanten Transaktionen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gemäß § 146a AO i.V.m. der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) signiert.

(2) Der Anbieter stellt über den Unterauftragsverarbeiter fiskaly GmbH eine vom BSI zertifizierte Cloud-TSE bereit. Die TSE-Signierung erfolgt in Echtzeit bei jeder Barzahlung und Kartenzahlung (soweit sie über die Kassenfunktion erfasst wird). Der Kunde ist verpflichtet, bei Nutzung der Kassenfunktion die TSE ordnungsgemäß einzurichten und die Seriennummern zu dokumentieren.

(3) Wichtiger Hinweis zur Cloud-TSE ab 2026: Ab dem 1. Januar 2026 gelten verschärfte Anforderungen für Cloud-TSE gemäß BMF-Schreiben. Der Notfallbetrieb bei Ausfall der Online-TSE ist nur noch in Verbindung mit einer lokalen TSE als Backup zulässig. Der Anbieter stellt über den Unterauftragsverarbeiter fiskaly GmbH eine BSI-zertifizierte Cloud-TSE mit hoher Verfügbarkeit (99,9% SLA) bereit. Bei systemseitigen Ausfällen der TSE-Signierung informiert die Software den Kunden automatisch und protokolliert den Ausfall GoBD-konform. Der Kunde ist verpflichtet, bei häufigeren oder länger andauernden Ausfällen in Abstimmung mit dem Anbieter geeignete Maßnahmen zu ergreifen (z.B. Prüfung der Internetverbindung, ggf. Einsatz einer zusätzlichen lokalen TSE).

(4) Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage einen DSFinV-K-Export (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, Version 2.4) zur Verfügung. Dieser Export enthält alle für die Kassennachschau und Kassenprüfung durch die Finanzverwaltung erforderlichen Daten gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der Fassung vom 14. Juli 2025.

(5) Der Kunde ist selbst für die Einhaltung seiner steuerlichen Pflichten verantwortlich, insbesondere:

• Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD (Rz. 151 ff.)
• Anmeldung der TSE beim zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO)
• Aufbewahrung der Kassenaufzeichnungen für 10 Jahre und der einzelnen Kassenbelege für 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung erfolgte
• Täglicher Kassensturz und ordnungsgemäße Kassenführung

(6) Hinweis zu Zahlungsarten: Die Software ermöglicht die Erfassung verschiedener Zahlungsarten (z.B. Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte, Überweisung, PayPal, Stripe). Hierbei handelt es sich um Buchungskonten zur korrekten Zuordnung in der Buchhaltung. Im Rahmen der Kassenfunktion erfolgt keine Integration mit Zahlungsterminals oder Zahlungsdienstleistern; die Zahlung selbst findet außerhalb der Software über die jeweiligen externen Terminals oder Konten des Kunden statt, die Software erfasst nur die Zahlungsart. Davon zu unterscheiden ist die Online-Zahlung in der Buchungsstrecke: Dort kann der Kunde sein eigenes Stripe-Konto hinterlegen, und die Software löst die Zahlung über dieses Konto aus. Die Einzelheiten dazu regeln § 3 Abs. 1 und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

(7) Bei Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen einen vollständigen DSFinV-K-Export für den gesamten Nutzungszeitraum zur Verfügung, damit der Kunde seinen Aufbewahrungspflichten nachkommen kann.

§ 9 Elektronische Rechnung und Aufbewahrung

(1) Die Software erstellt Rechnungen automatisch als elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im Hybridformat ZUGFeRD/Factur-X: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz im Profil EN 16931 (Kennung urn:cen.eu:en16931:2017). Damit sind die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes (BGBl 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024) für den B2B-Bereich erfüllt. Die von der Finanzverwaltung ausgenommenen Profile MINIMUM und BASIC-WL werden nicht verwendet.

(2) Hinweis zur E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, BGBl. 2024 I Nr. 108). Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 38 UStG:

• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien (sonstige Rechnungen) sind für alle Unternehmen noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 EUR dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Dateien ausstellen (mit Zustimmung des Empfängers); ebenso sind EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig
• Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze; die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG laufen aus
• Dauerhaft ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bleiben Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG (§ 34a UStDV, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen, gilt für diese Unternehmer gleichwohl seit dem 1. Januar 2025

Hinweis: Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsversand. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Einschränkungen. Hestia PMS erstellt schon heute jede Ausgangsrechnung als E-Rechnung im Profil EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen an den Rechnungsversand, bevor sie greifen.

(3) Gemäß den aktualisierten GoBD vom 14. Juli 2025 (2. Änderung) ist bei E-Rechnungen die Aufbewahrung des strukturierten Teils (XML-Datensatz) ausreichend. Der bildhafte Teil (PDF) muss nur aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält. Bei hybriden E-Rechnungsformaten (ZUGFeRD) muss der strukturierte Datenteil erhalten bleiben und darf nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden.

(4) Die Software bewahrt die Rechnungsdaten (Positionen, Beträge, Steuersätze, Zahlungen und TSE-Signaturen) unveränderbar und GoBD-konform auf; Löschen ist technisch unterbunden, Änderungen werden protokolliert. Die gesetzlichen Fristen betragen acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung) und zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen einschließlich des Buchungsjournals (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO); sie beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres der Entstehung. Der strukturierte Teil (XML) und der bildhafte Teil (PDF) werden bei jedem Abruf aus diesen Daten erzeugt und nicht als eigene Datei archiviert. Für die Aufbewahrung der tatsächlich versandten Datei bleibt der Kunde verantwortlich – etwa über sein E-Mail-Archiv oder ein Dokumentenmanagementsystem.

(5) Der Kunde kann jederzeit inhaltlich identische Mehrstücke (Kopien) seiner Rechnungen aus der Software erstellen. Die Originale werden dabei nicht verändert.

§ 10 EU Data Act und Datenportabilität

(1) Gemäß der EU-Verordnung 2023/2854 (Data Act), die seit dem 12. September 2025 verbindlich gilt, gewährt der Anbieter dem Kunden folgende Rechte:

(2) Datenexport und -portabilität: Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst aus der Software exportieren:

• Gäste, Reservierungen, Rechnungen und Gutschriften als CSV
• Rechnungen und Belege als PDF
• Kassendaten als DSFinV-K-Export (ZIP mit 20 CSV-Dateien)

Benötigt der Kunde weitere bei ihm gespeicherte Datenbestände in maschinenlesbarer Form, stellt der Anbieter sie auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen bereit.

(3) Anbieterwechsel (Cloud Switching): Der Kunde hat das Recht, den Dienst zu einem anderen Anbieter oder zu einer eigenen Infrastruktur zu wechseln. Der Anbieter unterstützt den Wechsel durch:

• Bereitstellung aller exportierbaren Daten in standardisierten Formaten innerhalb von 30 Tagen nach Anfrage
• Kostenlose Bereitstellung der Export-Funktionen während der Vertragslaufzeit und bis zu 30 Tage nach Vertragsende
• Technische Dokumentation der Datenformate auf Anfrage

(4) Gebühren bei Anbieterwechsel: Für den Datenexport zum Zwecke des Anbieterwechsels erhebt der Anbieter keine gesonderten Gebühren, sofern der Export über die standardmäßigen Export-Funktionen der Software erfolgt. Gemäß Art. 29 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) sind Wechselgebühren ab dem 12. Januar 2027 vollständig untersagt. Hestia PMS erhebt bereits jetzt keine solchen Gebühren. Sollte der Kunde eine individuelle Migration oder Unterstützung wünschen, die über die Standardfunktionen hinausgeht (z.B. persönliche Beratung, manuelle Datenaufbereitung), kann hierfür nach vorheriger Vereinbarung eine angemessene Vergütung für den tatsächlichen Aufwand vereinbart werden.

(5) Der Anbieter gewährleistet, dass während eines Anbieterwechsels das vereinbarte Datensicherheitsniveau aufrechterhalten wird und keine unbefugten Zugriffe auf die Daten erfolgen.

§ 11 Gewährleistung und Mängelansprüche

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung entspricht und während der Vertragslaufzeit die vereinbarte Funktionalität bietet.

(2) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach ihrer Entdeckung, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen, in Textform (E-Mail genügt) anzuzeigen und dabei den Mangel so genau wie möglich zu beschreiben, einschließlich der Schritte zur Reproduktion des Problems.

(3) Bei Vorliegen eines Mangels ist der Anbieter zunächst zur Nacherfüllung berechtigt. Die Nacherfüllung erfolgt nach Wahl des Anbieters durch Beseitigung des Mangels (Bugfix), Bereitstellung einer mangelfreien Version oder durch Bereitstellung einer zumutbaren Umgehungslösung (Workaround).

(4) Schlägt die Nacherfüllung nach zwei Versuchen fehl oder verweigert der Anbieter die Nacherfüllung unberechtigt, ist der Kunde berechtigt, die Vergütung angemessen zu mindern oder den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen.

(5) Mängelansprüche verjähren in einem Jahr ab Bekanntwerden des Mangels, frühestens jedoch ein Jahr nach Vertragsschluss. Dies gilt nicht für Ansprüche aus vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung sowie für Ansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

§ 12 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Der Anbieter haftet unbeschränkt für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(3) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(4) Die Haftung ist in den Fällen des Absatzes 3 der Höhe nach begrenzt auf den höheren der folgenden Beträge:

• das Zwölffache der monatlichen Vergütung, oder
• die Deckungssumme der IT-Haftpflichtversicherung des Anbieters für den konkreten Schadensfall.

Unabhängig davon ist die Haftung begrenzt auf maximal 250.000 EUR pro Schadensfall und 300.000 EUR pro Vertragsjahr.

(5) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz oder bei arglistigem Verschweigen von Mängeln.

(7) Datenverlust und Datensicherung: Der Anbieter führt tägliche verschlüsselte Backups der Kundendaten durch. In den Fällen der Absätze 3 bis 5 ist die Haftung für Schäden durch Datenverlust auf den Aufwand der Wiederherstellung aus dem letzten verfügbaren Backup begrenzt, sofern:

• der Anbieter nachweislich tägliche Backups durchgeführt hat, und
• der Schaden den Verlust von höchstens 24 Stunden Daten umfasst, also den Zeitraum, den ein tägliches Backup abdeckt.

Die Absätze 1 und 2 bleiben unberührt: Bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet der Anbieter auch für Datenverluste unbeschränkt.

Der Anbieter empfiehlt dem Kunden dringend, zusätzlich eigene Datensicherungen über die Export-Funktionen der Software vorzunehmen (empfohlen: wöchentlich). Bei Unterlassung eigener Datensicherungen kann sich der Kunde im Schadensfall ein Mitverschulden gemäß § 254 BGB anrechnen lassen, das je nach Umständen des Einzelfalls bis zu 50% betragen kann.

(8) Versicherungsschutz: Der Anbieter unterhält eine IT-Haftpflichtversicherung (Berufshaftpflicht für IT-Dienstleister) mit einer Deckungssumme von 300.000 EUR für Vermögensschäden. Auf Anfrage stellt der Anbieter dem Kunden einen Nachweis über das Bestehen der Versicherung zur Verfügung.

(9) Verschuldensunabhängige Haftung: Die Überlassung von Software zur Nutzung über das Internet wird rechtlich als Mietvertrag eingeordnet (BGH, Urteil vom 15.11.2006, XII ZR 120/04). Die verschuldensunabhängige Schadensersatzhaftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen; ebenso das Recht des Kunden, einen Mangel selbst zu beseitigen und Ersatz der Aufwendungen zu verlangen (§ 536a Abs. 2 BGB), solange der Anbieter seiner Pflicht zur Mängelbeseitigung nach § 11 nachkommt. Die Absätze 1 bis 3 und die gesetzliche Minderung nach § 536 Abs. 1 BGB bleiben unberührt.

§ 13 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und wird monatlich abgerechnet. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht.

(2) Kündigung im Dashboard. Der Kunde kann jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündigen — ohne Einhaltung einer Frist und ohne Angabe von Gründen. Der Weg dafür steht im Dashboard unter Einstellungen → Abrechnung bereit. Eine Kündigung in Textform, etwa per E-Mail an contact@hestia-pms.com, bleibt daneben jederzeit möglich. Der Anbieter bestätigt den Eingang und den Beendigungszeitpunkt per E-Mail. Solange die laufende Periode nicht abgelaufen ist, kann der Kunde die Kündigung im Dashboard wieder zurücknehmen; danach ist ein neuer Vertragsschluss nötig.

(3) Folgen der Beendigung. Mit dem Beendigungszeitpunkt wird das Konto schreibgeschützt. Der Kunde kann seine Daten weiterhin einsehen und exportieren. Die Löschung kündigt der Anbieter vorher per E-Mail an; die Frist und die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen regelt Absatz 7.

(4) Sonderkündigungsrecht gemäß EU Data Act: Ungeachtet der vereinbarten Vertragslaufzeit hat der Kunde gemäß Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) das Recht, den Vertrag mit einer Frist von maximal zwei Monaten zu kündigen, wenn er zu einem anderen Anbieter oder zu einer eigenen Infrastruktur wechseln möchte. In diesem Fall werden bereits im Voraus gezahlte Beträge anteilig für den nicht genutzten Zeitraum erstattet.

(5) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• Der Kunde trotz Mahnung mit angemessener Nachfrist (mindestens 14 Tage) mit der Zahlung länger als 30 Tage in Verzug ist
• Der Kunde wesentlich gegen diese AGB verstößt und den Verstoß trotz Abmahnung nicht innerhalb von 14 Tagen abstellt
• Gegen den Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird

(6) Während des kostenlosen Testzeitraums besteht nichts zu kündigen: Er endet von selbst, ohne dass eine Zahlungspflicht entsteht (§ 4).

(7) Löschung nach Vertragsende. Der Anbieter kündigt die Löschung vorher per E-Mail an und löscht frühestens 14 Tage nach dieser Ankündigung. Bis dahin kann der Kunde seine Daten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten (CSV und PDF) gemäß § 10 dieser AGB exportieren; auf Wunsch stellt der Anbieter den Export auch bereit. Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen — insbesondere Rechnungsdaten und Kassendaten —, bewahrt der Anbieter für die Dauer dieser Pflichten getrennt auf und löscht sie erst danach.

§ 14 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigen Gründen erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Triftige Gründe sind insbesondere:

• Änderungen der Rechtslage oder Rechtsprechung
• Technische Weiterentwicklungen, die Anpassungen erfordern
• Änderungen der Leistungen von Drittanbietern (z.B. TSE-Anbieter)
• Schließung von Regelungslücken

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens 6 Wochen vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse mitgeteilt. Die Änderungen werden in der Mitteilung klar hervorgehoben.

(3) Wirksamwerden durch Bestätigung. Die geänderte Fassung legt der Anbieter dem Kunden bei der nächsten Anmeldung im Dashboard vor und hebt die Änderungen dort hervor. Sie wird mit der Bestätigung des Kunden wirksam; der Anbieter protokolliert Zeitpunkt und Versionsnummer. Eine Zustimmung durch Schweigen oder durch bloße Weiternutzung tritt nicht ein.

(4) Bestätigt der Kunde nicht, gilt die bisherige Fassung fort, und die Software bleibt zu diesen Bedingungen nutzbar. Beide Parteien sind berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Fassung zu kündigen; bis zur Wirksamkeit einer solchen Kündigung bleibt der Vertrag unverändert bestehen. Der Export der eigenen Daten bleibt in jedem Fall möglich — auf Anfrage stellt der Anbieter ihn auch dann bereit, wenn der Kunde die neue Fassung nicht bestätigen möchte.

(5) Für den Auftragsverarbeitungsvertrag gilt dasselbe Verfahren; § 12 Abs. 1 AVV enthält die entsprechende Regelung.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag Passau. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken.

(4) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Textformklausel.

(5) Die Vertragssprache ist Deutsch. Bei fremdsprachigen Übersetzungen ist im Zweifel die deutsche Fassung maßgeblich.

(6) Da der Anbieter ausschließlich mit Unternehmern kontrahiert, ist eine Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle nicht vorgesehen.

Anhang: Preisliste