Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Hotelmanagementsoftware „Hestia PMS“ (nachfolgend „Software“ oder „Dienst“) zwischen

(nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“).

(2) Hestia PMS ist eine Software-as-a-Service (SaaS) Lösung für das Hotelmanagement, die Funktionen wie Reservierungsverwaltung, Gästeverwaltung, Rechnungsstellung mit E-Rechnung (ZUGFeRD 2.1), Housekeeping, Kassenbuch mit TSE-Signierung und weitere Module umfasst.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

(4) Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB ist ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsschluss und Kontofreischaltung

(1) Die Darstellung der Software auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe einer Anfrage (invitatio ad offerendum).

(2) Der Kunde kann eine Anfrage zur Nutzung von Hestia PMS per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege an den Anbieter richten. Die Anfrage stellt noch kein verbindliches Angebot dar.

(3) Der Anbieter prüft die Anfrage und entscheidet nach eigenem Ermessen über die Freischaltung eines Kundenkontos. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht.

(4) Vertragsschluss: Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter dem Kunden per E-Mail die Zugangsdaten für das Kundenkonto übermittelt (Freischaltungs-E-Mail). Mit dieser E-Mail werden dem Kunden diese AGB, der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis gebracht (durch Verlinkung oder als PDF-Anhang).

(5) Einbeziehung der Vertragsbedingungen: Die AGB und der AVV gelten als vereinbart, wenn der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Freischaltungs-E-Mail in Textform (E-Mail genügt) widerspricht. Mit der ersten Nutzung der Software erklärt der Kunde sein Einverständnis mit den Vertragsbedingungen. Der Kunde ist Unternehmer im Sinne von § 14 BGB; die erleichterte Einbeziehung von AGB gemäß § 310 Abs. 1 BGB findet Anwendung.

(6) Der Anbieter weist in der Freischaltungs-E-Mail ausdrücklich auf die Geltung dieser AGB und des AVV sowie auf das Widerspruchsrecht und die Bedeutung der Frist hin.

(7) Der Kunde ist verpflichtet, wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu seinen Unternehmensdaten zu machen. Änderungen sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

(8) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

§ 3 Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software Hestia PMS als webbasierte Anwendung (SaaS) zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem gewählten Tarifpaket und der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, die Software jederzeit weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und zu verbessern. Funktionserweiterungen werden dem Kunden automatisch zur Verfügung gestellt. Wesentliche Funktionseinschränkungen werden dem Kunden mit einer angemessenen Frist von mindestens 4 Wochen im Voraus mitgeteilt.

(3) Die Software wird dem Kunden mit einer durchschnittlichen Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel zur Verfügung gestellt. Hiervon ausgenommen sind:

• Geplante Wartungsarbeiten (werden mindestens 48 Stunden vorab per E-Mail angekündigt, vorzugsweise außerhalb der üblichen Geschäftszeiten)
• Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (insbesondere Internetausfälle, DNS-Probleme)
• Höhere Gewalt (insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Anordnungen)
• Störungen durch Drittanbieter (Hosting, Datenbank-Provider, TSE-Anbieter, Internet-Provider)

(4) Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen der Kundendaten durch (täglich verschlüsselte Backups). Es wird dennoch empfohlen, dass der Kunde zusätzlich eigene Datensicherungen vornimmt, insbesondere durch regelmäßigen Export der Daten über die Export-Funktionen der Software.

(5) Der Support erfolgt per E-Mail (contact@hestia-pms.com) während der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr MEZ/MESZ, außer an deutschen bundeseinheitlichen Feiertagen). Der Anbieter wird Supportanfragen in der Regel innerhalb von 2 Werktagen beantworten.

§ 4 Kostenloser Testzeitraum

(1) Der Anbieter bietet einen kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen an. Während dieses Zeitraums kann der Kunde die Software unverbindlich testen. Der Testzeitraum beginnt mit der Freischaltung des Kundenkontos.

(2) Nach Ablauf des Testzeitraums wird das Konto automatisch deaktiviert, sofern der Kunde nicht vorher ein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen hat. Eine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement erfolgt nicht.

(3) Die während des Testzeitraums eingegebenen Daten werden bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements übernommen. Ohne Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements werden die Daten nach 30 Tagen nach Ende des Testzeitraums unwiderruflich gelöscht.

(4) Für den Testzeitraum gelten die gleichen Nutzungsbedingungen wie für kostenpflichtige Abonnements, sofern in diesen AGB nicht anders geregelt.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Website angegebenen Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19%).

(2) Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Tarif monatlich oder jährlich im Voraus. Bei jährlicher Zahlung gewährt der Anbieter einen Rabatt gemäß der aktuellen Preisliste.

(3) Die Zahlung der Abonnementgebühren erfolgt per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Bankkonto. Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zur Zahlung fällig.

(4) Rechnungen werden dem Kunden elektronisch per E-Mail als E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz gemäß EN 16931) zugestellt. Der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu und ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes). Die übermittelten E-Rechnungen sind gemäß den aktualisierten GoBD (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025) in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren – eine Umwandlung in andere Formate, bei der der strukturierte Teil (XML) verloren geht, ist unzulässig.

(5) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfristsetzung (mindestens 14 Tage) den Zugang zur Software zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt hiervon unberührt. Der Kunde wird vor einer Sperrung per E-Mail informiert.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums anzupassen. Preiserhöhungen sind auf maximal 10% pro Jahr begrenzt, es sei denn, sie sind durch nachweisbare Kostensteigerungen (insbesondere Hosting-, TSE- oder Infrastrukturkosten) oder gesetzliche Änderungen erforderlich. Im Falle einer Preiserhöhung hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von 2 Wochen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung.

§ 6 Nutzungsrechte und Pflichten des Kunden

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im Rahmen der vertraglichen Bestimmungen zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die Software ausschließlich für eigene geschäftliche Zwecke im Rahmen seines Hotelbetriebs nutzen. Eine Nutzung durch oder für Dritte (z.B. im Rahmen eines Outsourcing-Modells) ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.

(3) Der Kunde verpflichtet sich:

• Die Software nicht zu dekompilieren, zu disassemblieren oder anderweitig zurückzuentwickeln, soweit dies nicht nach § 69e UrhG zwingend erlaubt ist
• Keine Maßnahmen zu ergreifen, die die Sicherheit oder Stabilität der Software gefährden (insbesondere keine automatisierten Massenzugriffe ohne vorherige Abstimmung)
• Keine rechtswidrigen Inhalte über die Software zu verbreiten
• Die geltenden Datenschutzbestimmungen (insbesondere DSGVO) einzuhalten
• Seine Zugangsdaten sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen (insbesondere durch sichere Passwörter und regelmäßigen Passwortwechsel)

(4) Der Kunde ist für die von ihm eingegebenen Daten und Inhalte selbst verantwortlich. Er stellt sicher, dass diese nicht gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen.

(5) Der Kunde bleibt Eigentümer aller von ihm in die Software eingegebenen Daten. Der Anbieter erwirbt keinerlei Rechte an diesen Daten, außer den zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechten.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden zur Durchführung des Vertrages. Einzelheiten ergeben sich aus derDatenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Nutzung der Software personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (z.B. Gästedaten), wird zwischen den Parteien ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

(3) Der Kunde ist im Verhältnis zu seinen Gästen und Mitarbeitern datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er ist selbst dafür verantwortlich, die erforderlichen Einwilligungen einzuholen und die datenschutzrechtlichen Informationspflichten (Art. 13, 14 DSGVO) zu erfüllen.

(4) Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist als separates Dokument abrufbar und wird mit dem Vertragsschluss gemäß § 2 dieser AGB automatisch Bestandteil des Vertrages.

§ 8 Kassenfunktion, TSE und steuerliche Aufbewahrungspflichten

(1) Die Software enthält eine Kassenfunktion zur Erfassung von Barzahlungen und Kartenzahlungen. Bei Nutzung dieser Funktion werden alle relevanten Transaktionen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gemäß § 146a AO i.V.m. der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) signiert.

(2) Der Anbieter stellt über den Unterauftragsverarbeiter fiskaly GmbH eine vom BSI zertifizierte Cloud-TSE bereit. Die TSE-Signierung erfolgt in Echtzeit bei jeder Barzahlung und Kartenzahlung (soweit sie über die Kassenfunktion erfasst wird). Der Kunde ist verpflichtet, bei Nutzung der Kassenfunktion die TSE ordnungsgemäß einzurichten und die Seriennummern zu dokumentieren.

(3) Wichtiger Hinweis zur Cloud-TSE ab 2026: Ab dem 1. Januar 2026 gelten verschärfte Anforderungen für Cloud-TSE gemäß BMF-Schreiben. Der Notfallbetrieb bei Ausfall der Online-TSE ist nur noch in Verbindung mit einer lokalen TSE als Backup zulässig. Der Anbieter stellt über den Unterauftragsverarbeiter fiskaly GmbH eine BSI-zertifizierte Cloud-TSE mit hoher Verfügbarkeit (99,9% SLA) bereit. Bei systemseitigen Ausfällen der TSE-Signierung informiert die Software den Kunden automatisch und protokolliert den Ausfall GoBD-konform. Der Kunde ist verpflichtet, bei häufigeren oder länger andauernden Ausfällen in Abstimmung mit dem Anbieter geeignete Maßnahmen zu ergreifen (z.B. Prüfung der Internetverbindung, ggf. Einsatz einer zusätzlichen lokalen TSE).

(4) Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage einen DSFinV-K-Export (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, Version 2.4) zur Verfügung. Dieser Export enthält alle für die Kassennachschau und Kassenprüfung durch die Finanzverwaltung erforderlichen Daten gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der Fassung vom 14. Juli 2025.

(5) Der Kunde ist selbst für die Einhaltung seiner steuerlichen Pflichten verantwortlich, insbesondere:

• Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD (Rz. 151 ff.)
• Anmeldung der TSE beim zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO)
• Aufbewahrung der Kassendaten für 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung erfolgte
• Täglicher Kassensturz und ordnungsgemäße Kassenführung

(6) Hinweis zu Zahlungsarten: Die Software ermöglicht die Erfassung verschiedener Zahlungsarten (z.B. Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte, Überweisung, PayPal, Stripe). Hierbei handelt es sich um Buchungskonten zur korrekten Zuordnung in der Buchhaltung. Eine direkte Integration mit externen Zahlungsterminals oder Zahlungsdienstleistern (Payment Service Provider) erfolgt nicht; die tatsächliche Zahlungsabwicklung findet außerhalb der Software über die jeweiligen externen Terminals oder Konten des Kunden statt.

(7) Bei Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen einen vollständigen DSFinV-K-Export für den gesamten Nutzungszeitraum zur Verfügung, damit der Kunde seinen Aufbewahrungspflichten nachkommen kann.

§ 9 Elektronische Rechnung und Aufbewahrung

(1) Die Software erstellt Rechnungen automatisch als elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im Format ZUGFeRD 2.1 Basic (Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz). Das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes (BGBl 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024) für den B2B-Bereich.

(2) Hinweis zur E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, BGBl. 2024 I Nr. 108). Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 38 UStG:

• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien (sonstige Rechnungen) sind für alle Unternehmen noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 EUR dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Dateien ausstellen (mit Zustimmung des Empfängers); ebenso sind EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig
• Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, einschließlich Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – keine Übergangsregelungen mehr

Hinweis: Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsversand. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Einschränkungen. Hestia PMS erfüllt bereits jetzt alle Anforderungen und erstellt automatisch konforme E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1 (Profil Basic).

(3) Gemäß den aktualisierten GoBD vom 14. Juli 2025 (2. Änderung) ist bei E-Rechnungen die Aufbewahrung des strukturierten Teils (XML-Datensatz) ausreichend. Der bildhafte Teil (PDF) muss nur aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält. Bei hybriden E-Rechnungsformaten (ZUGFeRD) muss der strukturierte Datenteil erhalten bleiben und darf nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden.

(4) Die Software speichert sowohl den strukturierten Teil (XML) als auch den bildhaften Teil (PDF) jeder Rechnung unveränderbar und GoBD-konform für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre gemäß § 147 Abs. 3 AO, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungserstellung).

(5) Der Kunde kann jederzeit inhaltlich identische Mehrstücke (Kopien) seiner Rechnungen aus der Software erstellen. Die Originale werden dabei nicht verändert.

§ 10 EU Data Act und Datenportabilität

(1) Gemäß der EU-Verordnung 2023/2854 (Data Act), die seit dem 12. September 2025 verbindlich gilt, gewährt der Anbieter dem Kunden folgende Rechte:

(2) Datenexport und -portabilität: Der Kunde kann jederzeit alle seine Daten in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten exportieren:

• CSV für tabellarische Daten (Gäste, Reservierungen, Rechnungen)
• JSON für strukturierte Daten
• PDF für Belege und Dokumente
• DSFinV-K-Export (ZIP mit 20 CSV-Dateien) für Kassendaten

(3) Anbieterwechsel (Cloud Switching): Der Kunde hat das Recht, den Dienst zu einem anderen Anbieter oder zu einer eigenen Infrastruktur zu wechseln. Der Anbieter unterstützt den Wechsel durch:

• Bereitstellung aller exportierbaren Daten in standardisierten Formaten innerhalb von 30 Tagen nach Anfrage
• Kostenlose Bereitstellung der Export-Funktionen während der Vertragslaufzeit und bis zu 30 Tage nach Vertragsende
• Technische Dokumentation der Datenformate auf Anfrage

(4) Gebühren bei Anbieterwechsel: Für den Datenexport zum Zwecke des Anbieterwechsels erhebt der Anbieter keine gesonderten Gebühren, sofern der Export über die standardmäßigen Export-Funktionen der Software erfolgt. Gemäß Art. 29 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) sind Wechselgebühren ab dem 12. Januar 2027 vollständig untersagt. Hestia PMS erhebt bereits jetzt keine solchen Gebühren. Sollte der Kunde eine individuelle Migration oder Unterstützung wünschen, die über die Standardfunktionen hinausgeht (z.B. persönliche Beratung, manuelle Datenaufbereitung), kann hierfür nach vorheriger Vereinbarung eine angemessene Vergütung für den tatsächlichen Aufwand vereinbart werden.

(5) Der Anbieter gewährleistet, dass während eines Anbieterwechsels das vereinbarte Datensicherheitsniveau aufrechterhalten wird und keine unbefugten Zugriffe auf die Daten erfolgen.

§ 11 Gewährleistung und Mängelansprüche

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung entspricht und während der Vertragslaufzeit die vereinbarte Funktionalität bietet.

(2) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach ihrer Entdeckung, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen, in Textform (E-Mail genügt) anzuzeigen und dabei den Mangel so genau wie möglich zu beschreiben, einschließlich der Schritte zur Reproduktion des Problems.

(3) Bei Vorliegen eines Mangels ist der Anbieter zunächst zur Nacherfüllung berechtigt. Die Nacherfüllung erfolgt nach Wahl des Anbieters durch Beseitigung des Mangels (Bugfix), Bereitstellung einer mangelfreien Version oder durch Bereitstellung einer zumutbaren Umgehungslösung (Workaround).

(4) Schlägt die Nacherfüllung nach zwei Versuchen fehl oder verweigert der Anbieter die Nacherfüllung unberechtigt, ist der Kunde berechtigt, die Vergütung angemessen zu mindern oder den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen.

(5) Mängelansprüche verjähren in einem Jahr ab Bekanntwerden des Mangels, frühestens jedoch ein Jahr nach Vertragsschluss. Dies gilt nicht für Ansprüche aus vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung sowie für Ansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

§ 12 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Der Anbieter haftet unbeschränkt für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(3) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(4) Die Haftung ist in den Fällen des Absatzes 3 der Höhe nach begrenzt auf den höheren der folgenden Beträge:

• das Zwölffache der monatlichen Vergütung, oder
• die Deckungssumme der IT-Haftpflichtversicherung des Anbieters für den konkreten Schadensfall.

Unabhängig davon ist die Haftung begrenzt auf maximal 250.000 EUR pro Schadensfall und 500.000 EUR pro Vertragsjahr.

(5) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz oder bei arglistigem Verschweigen von Mängeln.

(7) Datenverlust und Datensicherung: Der Anbieter führt tägliche verschlüsselte Backups der Kundendaten durch. Die Haftung für Schäden durch Datenverlust ist auf den Aufwand der Wiederherstellung aus dem letzten verfügbaren Backup begrenzt, sofern:

• der Anbieter nachweislich tägliche Backups durchgeführt hat, und
• der Schaden über den Verlust von maximal 24 Stunden Daten hinausgeht.

Der Anbieter empfiehlt dem Kunden dringend, zusätzlich eigene Datensicherungen über die Export-Funktionen der Software vorzunehmen (empfohlen: wöchentlich). Bei Unterlassung eigener Datensicherungen kann sich der Kunde im Schadensfall ein Mitverschulden gemäß § 254 BGB anrechnen lassen, das je nach Umständen des Einzelfalls bis zu 50% betragen kann.

(8) Versicherungsschutz: Der Anbieter unterhält eine IT-Haftpflichtversicherung (Berufshaftpflicht für IT-Dienstleister) mit einer Mindestdeckungssumme von 500.000 EUR für Vermögensschäden. Auf Anfrage stellt der Anbieter dem Kunden einen Nachweis über das Bestehen der Versicherung zur Verfügung.

§ 13 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird je nach gewähltem Tarif für die Dauer von einem Monat oder einem Jahr geschlossen und verlängert sich automatisch um denselben Zeitraum, wenn er nicht rechtzeitig gekündigt wird.

(2) Bei monatlicher Abrechnung kann der Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

(3) Bei jährlicher Abrechnung kann der Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des Vertragsjahres gekündigt werden.

(4) Sonderkündigungsrecht gemäß EU Data Act: Ungeachtet der vereinbarten Vertragslaufzeit hat der Kunde gemäß Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) das Recht, den Vertrag mit einer Frist von maximal zwei Monaten zu kündigen, wenn er zu einem anderen Anbieter oder zu einer eigenen Infrastruktur wechseln möchte. In diesem Fall werden bereits im Voraus gezahlte Beträge anteilig für den nicht genutzten Zeitraum erstattet.

(5) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• Der Kunde trotz Mahnung mit angemessener Nachfrist (mindestens 14 Tage) mit der Zahlung länger als 30 Tage in Verzug ist
• Der Kunde wesentlich gegen diese AGB verstößt und den Verstoß trotz Abmahnung nicht innerhalb von 14 Tagen abstellt
• Gegen den Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird

(6) Die Kündigung hat in Textform zu erfolgen. Eine Kündigung per E-Mail an contact@hestia-pms.com ist ausreichend.

(7) Nach Vertragsende werden alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Wunsch stellt der Anbieter die Daten vor der Löschung in gängigen, maschinenlesbaren Formaten (CSV, JSON und/oder PDF) gemäß § 10 dieser AGB zum Export bereit. Der Kunde erhält vor der Löschung eine Erinnerung per E-Mail mit der Möglichkeit, einen Datenexport anzufordern.

§ 14 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigen Gründen erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Triftige Gründe sind insbesondere:

• Änderungen der Rechtslage oder Rechtsprechung
• Technische Weiterentwicklungen, die Anpassungen erfordern
• Änderungen der Leistungen von Drittanbietern (z.B. TSE-Anbieter)
• Schließung von Regelungslücken

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens 6 Wochen vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse mitgeteilt. Die Änderungen werden in der Mitteilung klar hervorgehoben.

(3) Widerspricht der Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von 6 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter weist in der Änderungsmitteilung gesondert auf das Widerspruchsrecht und die Bedeutung des Fristablaufs hin. Im Falle des Widerspruchs hat der Anbieter das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen ordentlich zu kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag Passau. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken.

(4) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Textformklausel.

(5) Die Vertragssprache ist Deutsch. Bei fremdsprachigen Übersetzungen ist im Zweifel die deutsche Fassung maßgeblich.

(6) Die EU-Kommission stellt unterhttps://ec.europa.eu/consumers/odr/eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit. Da der Anbieter ausschließlich mit Unternehmern kontrahiert, ist eine Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle nicht vorgesehen.

Anhang: Übersicht der Tarifpakete