Was Hotelsoftware wirklich kostet

Wenn Sie Angebote für ein Property-Management-System vergleichen, vergleichen Sie in der Regel Zahlen, die nicht vergleichbar sind. Auf der Preisseite steht ein Betrag pro Monat. Auf der ersten Rechnung stehen vier oder fünf Positionen. Dazwischen liegen Modul-Aufpreise, Lizenzen pro Arbeitsplatz, eine Einrichtungsgebühr und Schulungstage, die nach Aufwand abgerechnet werden.

Das ist kein Vorwurf an die Branche, sondern eine Folge davon, wie Hotelsoftware historisch verkauft wurde: als Baukasten. Wer nur den Belegungsplan braucht, soll nicht für das Kassenbuch zahlen. In der Praxis braucht ein Haus mit Restaurant, Firmenkunden und Spa aber alle Bausteine — und zahlt dann für jeden einzeln.

Dieser Beitrag sortiert die Posten, die den echten Monatspreis bilden, und zeigt, welche Fragen ein Angebot beantworten muss, bevor Sie es unterschreiben.

Warum der Listenpreis so wenig aussagt

Der beworbene Preis beschreibt fast immer ein Basispaket: Zimmer, Gäste, Reservierungen, Rechnungen. Das ist der Teil, den jedes System kann. Alles, was ein Hotel von einer Ferienwohnung unterscheidet, liegt darüber — und wird meist getrennt lizenziert.

Dazu kommt: Die Staffelung erfolgt oft nach Zimmerzahl, aber in Stufen. Ein Haus mit 21 Zimmern rutscht in dieselbe Stufe wie eines mit 31 und zahlt denselben Betrag. Wer knapp über einer Stufengrenze liegt, zahlt pro Zimmer deutlich mehr als der Nachbarbetrieb.

Die Posten, die den Monatspreis machen

Modul-Aufpreise. Kassenbuch mit TSE, E-Rechnung, Housekeeping, Wellness-Terminplanung, Gutscheine, Channel-Manager-Anbindung, DATEV-Schnittstelle: bei vielen Anbietern ist jeder dieser Bausteine ein eigener Posten. Besonders unangenehm sind dabei die Compliance-Module, weil Sie sie nicht abwählen können — die Pflicht besteht unabhängig davon, ob Ihr Anbieter sie ins Basispaket rechnet. Bei der E-Rechnung läuft die Ausstellungspflicht in Stufen bis 2028, bei TSE und DSFinV-K hängt sie daran, wie Sie kassieren.

Nutzerlizenzen. Preise pro Arbeitsplatz oder pro benanntem Benutzer sind verbreitet. Das klingt bei zwei Rezeptionsplätzen harmlos, wird aber teuer, sobald Housekeeping, Küche, Spa und Buchhaltung dazukommen. Was daraus praktisch folgt, ist ein eigenes Thema: Teams teilen dann Zugänge, und das kostet Sie den personenbezogenen Nachweis, wer welche Buchung geändert hat. Wir haben das in Warum Ihr Housekeeping keinen eigenen Zugang bekommt auseinandergenommen.

Einrichtungsgebühr. Einmalig, aber oft im vierstelligen Bereich und nach Aufwand gestaffelt. Häufig getrennt ausgewiesen von der Datenübernahme aus dem Altsystem, die noch einmal separat kalkuliert wird.

Schulung. Entweder als Tagessatz vor Ort oder als Paket. Der Posten fällt zweimal auf: beim Umstieg und bei jedem Personalwechsel, wenn niemand mehr weiß, wie die Saisonpreise gepflegt werden.

Mindestlaufzeit. Kein Preis, aber ein Kostenrisiko. Zwölf Monate Bindung bedeuten: Wenn das System nach acht Wochen nicht passt, zahlen Sie zehn Monate für eine Entscheidung, die Sie schon korrigiert haben.

Was die Rechnung nicht zeigt

Zwei Kostenblöcke tauchen in keinem Angebot auf und sind trotzdem echt.

Der erste ist Mehrfacherfassung. Wenn Kassensystem, Spa-Software und PMS nicht miteinander sprechen, überträgt jemand Zahlen von Hand — jeden Tag, mindestens am Monatsende. Rechnen Sie mit einer Stunde pro Tag, und Sie haben einen Posten, der jedes Softwaremodul überschreitet.

Der zweite ist Nacharbeit bei Prüfungen. Ein Audit-Trail, der Änderungen nicht personenbezogen protokolliert, und ein Kassensystem, das seine Daten nicht im vorgeschriebenen Format exportiert, kosten im Ernstfall Beratungsstunden. Das ist kein Softwarepreis, sondern eine Folge davon, welche Software man gewählt hat.

Warum Staffelpreise gerade in der Hotellerie ungünstig liegen

Ein Detail, das in Angebotsvergleichen fast nie auftaucht: Die meisten Preismodelle skalieren nach Zimmerzahl, also nach einer Größe, die sich nie ändert. Die Arbeit, die ein PMS abnimmt, skaliert dagegen mit der Auslastung — und die schwankt.

Für einen Saisonbetrieb heißt das: In den vier Monaten, in denen kaum jemand da ist, zahlen Sie denselben Betrag wie in der Hochsaison. Ein Haus mit 30 Zimmern und einer Jahresauslastung von 45 Prozent zahlt pro verkaufter Übernachtung mehr als ein Stadthotel derselben Größe mit 75 Prozent, obwohl es dem Anbieter weniger Last verursacht.

Die zweite Unschärfe sind die Stufengrenzen. Wer bei 21 Zimmern in dieselbe Staffel fällt wie ein Haus mit 30, zahlt für neun Zimmer mit, die er nicht hat. Und wer eine Ferienwohnung dazunimmt, kann damit versehentlich eine Stufe auslösen, deren Aufpreis den Zusatzumsatz auffrisst.

Prüfen Sie deshalb nicht nur den Monatspreis, sondern zwei Kennzahlen: den Preis pro Zimmer in Ihrer Staffel — er ist an der Stufengrenze am schlechtesten — und den Preis im Verhältnis zu Ihrem Jahresumsatz. Erst diese zweite Zahl zeigt, ob ein Angebot zu einem Betrieb mit ausgeprägter Saison passt.

Fünf Fragen an jedes Angebot

Bevor Sie Angebote vergleichen, bringen Sie sie auf denselben Stand. Diese fünf Fragen genügen dafür meistens:

1. Welche Module sind im genannten Preis enthalten — und welche nicht? Bitten Sie um eine Liste der nicht enthaltenen Funktionen, nicht der enthaltenen.
2. Was kostet der fünfte, achte, zwölfte Benutzer? Und: Sind mobile Zugänge für Reinigungskräfte eigene Lizenzen?
3. Wie hoch ist die Einrichtungsgebühr inklusive Datenübernahme? Mit Angabe, welches Quellformat vorausgesetzt wird.
4. Was kostet Schulung — beim Umstieg und ein Jahr später?
5. Wie lange ist die Mindestlaufzeit, und mit welcher Frist kündige ich?

Rechnen Sie anschließend die Summe für zwölf Monate plus alle Einmalposten. Diese Zahl ist vergleichbar. Der Monatspreis auf der Website ist es nicht.

Wie wir es rechnen

Hestia PMS kostet €5 pro Zimmer und Monat, mindestens €50, plus 0,5 % vom Logisumsatz abgeschlossener Aufenthalte. Ein Haus mit 20 Zimmern und 30.000 Euro Logisumsatz zahlt €100 Basispreis und €150 Erfolgsbeteiligung, zusammen €250 im Monat.

Darin sind alle Module enthalten: Belegungsplan, eigene Buchungsstrecke, Channelmanager-Anbindung, Online-Check-in, E-Rechnung, TSE-Kassenbuch, Housekeeping, Wellness, Gutscheine und die Booking API. Nutzer sind unbegrenzt, Einrichtung und Online-Schulung kosten nichts, es gibt keine Mindestlaufzeit. Was später dazukommt — etwa der DATEV-Export, der derzeit in Vorbereitung ist — kostet ebenfalls nichts extra. Zusätzliche Positionen gibt es nur dort, wo ein Dritter beteiligt ist: die zertifizierte Cloud-TSE mit €19 pro Monat, die wir unverändert weitergeben und die nur anfällt, wenn Sie bar oder per Karte an der Rezeption abrechnen — und, wenn Sie Buchungsportale anbinden wollen, Ihr eigener Vertrag mit DIRS21. Die Anbindung selbst berechnen wir nicht.

Bemessungsgrundlage der Erfolgsbeteiligung ist ausdrücklich nur der Logisumsatz. Restaurant, Bar, Spa und Gutscheinverkäufe zählen nicht mit. Für ein Haus, das stark über Gastronomie verdient, ist das ein erheblicher Unterschied — und der Grund, warum ein Prozentmodell nicht automatisch teurer ist als eine Grundgebühr.

Fazit

Der Preisvergleich in der Hotelsoftware ist deshalb so mühsam, weil die beworbene Zahl und die abgebuchte Zahl unterschiedliche Dinge beschreiben. Wer Angebote auf zwölf Monate plus Einmalkosten hochrechnet, sieht schnell, dass die Modulstruktur teurer ist als der Stundensatz des Anbieters.

Unsere Antwort darauf ist keine günstigere Staffel, sondern eine kürzere Rechnung: ein Posten, alle Module, unbegrenzte Nutzer.